Niszczenie dysków twardych jest usługą, która w dobie wszechobecnej cyfryzacji zasługuje na coraz większą uwagę. Pozwala ona nie tylko na ochronę poufnych danych przed nieuczciwą konkurencją i innymi podmiotami, lecz także na spełnieniu różnych wymagań proceduralnych oraz zabezpieczeniu przed ewentualnymi karami nakładanymi w związku z nieprzestrzeganiem RODO.

Większość użytkowników komputerów podchodzi do tematu niszczenia dysków twardych mało profesjonalnie, żyją oni w przeświadczeniu, że usunięcie danych za pomocą zwykłego formatowania z używanych nośników jest wystarczającym działaniem. Oddają oni wtedy zużyty sprzęt do skupów zajmujących się elektroniką narażając się tym samym na możliwość wpadnięcia dysków w niepowołane ręce. Oczywiście szansa nie jest na to zbyt duża, jednak trzeba mieć na uwadze to ryzyko, ponieważ może ono prowadzić do wielu nieprzyjemnych konsekwencji, takich jak ataki hakerskie, szantaże, inwigilacja, a także zwykłe przeglądanie naszych prywatnych zasobów. Innym często stosowanym sposobem jest próba mechanicznego uszkodzenia dysku za pomocą jakiegoś narzędzia – najczęściej młotka. O ile wizualnie dysk może wyglądać już na uszkodzony, a raczej jego obudowa, to w środku talerz, na którym zapisane są dane może być nadal w pełni sprawny lub na tyle zachowany, że przy użyciu odpowiedniego sprzętu nadal będzie dało odzyskać się zapisane na nim informacje. Innymi słowy takie metody niszczenia nośników danych się nie sprawdzą.

Bardziej świadomi użytkownicy komputerów, w tym firmy dla których dane zawarte na nośnikach magnetycznych i w dokumentach są szczególnie wrażliwe, podchodzą do tematu niszczenia dysków twardych dużo bardziej pragmatycznie. Wiedzą oni, że utylizacja wszystkiego co zawiera jakiekolwiek informacje jest niezbędna z następujących powodów:

Wymagania prawne a niszczenie dysków twardych

Jak wspomniano we wstępie tego artykułu kwestie prawne związane z niszczeniem danych są bardzo istotne, zwłaszcza w świetle obowiązujących od jakiegoś czasu przepisów RODO. Dbałość o utylizację danych i uniemożliwienie ich odzyskania powinna być sprawą priorytetową, zwłaszcza wtedy, gry dysponujemy danymi wrażliwymi. Należy zwrócić uwagę na fakt, że nasi klienci, którzy przekazali nam swoje wrażliwe dane mogą skierować do nas zapytanie, dotyczące ich danych. Jeżeli dane takie zostane poddane utylizacji, klient może chcieć wiedzieć w jaki sposób przebiegł ten proces i czy był on w pełni bezpieczny. Zwykłe formatowanie dysków nie tylko nie daje gwarancji usunięcia danych, ale także nie dostarcza odpowiednich dowodów, które można przedstawić później klientom. Skorzystanie z usług profesjonalniej firmy, która trwale usunie dane z dysków twardych, przeznaczonych do utylizacji w firmie rozwiązuje ten problem. Dostarczony certyfikat stanowi odpowiedni dowód prawidłowego usunięcia danych wrażliwych.

Świadomość związana z wartością danych osobowych, z każdym rokiem rośnie w naszym społeczeństwie. Jeszcze kilka lat temu, nikomu nie przyszłoby do głowo aby dowiadywać się w jaki sposób przechowywane są, a potem w jaki sposób niszczone są dane wrażliwe. Dzisiaj takie pytania pojawiają się coraz częściej, a już niebawem, uzyskiwanie takich informacji od firmy, której dane zostają powierzone, stanie się standardem, nawet wśród zwykłych obywateli.

Wiarygodność i dobry wizerunek firmy

Ten punkt łączy się bezpośrednio z poprzednim. Nie tylko przepisy prawa powinny nas przekonać, że odpowiednie niszczenie dysków twardych jest ważne, ale także kwestie związane z marketingiem naszej firmy. Informacja, dotycząca odpowiedniego dbania o dane klientów, ich przechowywanie i niszczenia, przekazana w ofercie, może spowodować, że nasza firma będzie bardziej wiarygodna w stosunku do firm konkurencyjnych. Jeżeli nasze deklaracje podeprzemy odpowiednimi certyfikatami i współpracą z profesjonalną firmą zajmującą się niszczeniem danych, to nasza firma zyska w oczach naszych, potencjalnych klientów. Dotyczy to nie tylko klientów indywidualnych, ale także biznesowych. Warto zwrócić uwagę na fakt, że klienci biznesowi, mając doświadczenie z przepisami prawa, mogą na takie elementy naszej ofert zwracać szczególną uwagę.

Nawet jeżeli nasz potencjalny klient nie ma świadomości, co do istotności niszczenia danych wrażliwych, to taka informacja zawarta w ofercie podziała zdecydowanie na korzyść. W pierwszej kolejności uświadomi klienta, w dalej będzie stanowiła o przewadze naszej ofert nad oferta firm konkurencyjnych. Warto zatem przygotować swoja ofertę w odpowiedni sposób i dostarczyć klientowi przekonujących dokumentów, potwierdzających profesjonalne podejście do tematu niszczenia danych wrażliwych z dysków twardych.

Nieuczciwa konkurencja i przejmowanie danych

W dzisiejszym, cyfrowym świecie, każdy przedsiębiorca powinien mieć świadomość, że dane osobowe klientów, dane wrażliwe, takie jak imię, nazwisko, adres email, telefon czy dane identyfikacyjna jak np PESEL, stanowią ogromna wartość. Stąd też biorą się częste ataki na wszelkiego rodzaju serwery i bazy danych, która takie dane przechowują. Jednak dane, które są przeznaczone do zniszczenia są nie mniej wartościowe. Jeżeli firma przechowuje dużo danych osobowych, to przedsiębiorca powinien mieć świadomość, że są one łakomym kąskiem dla nieuczciwych firm, które albo będą chciały wykorzystać dane klientów do własnych celów (np. Do celów marketingowych), albo będą chciały przejąć naszych klientów, jeżeli będą to firmy z naszej lub pokrewnej branży. Jeżeli nieodpowiednio zniszczone dyski twarde znajda się w posiadaniu takich nieuczciwych firm, to jest prawie pewne, że zrobią one z nich użytek. Pomijając już odpowiedzialność prawną, o której była mowa powyżej, z pewnością, najgorszą kara dla naszej firmy, może być utrata naszych klientów.

Oczywiście przedstawiony scenariusz jest scenariuszem najczarniejszym i w wielu branżach mało prawdopodobnym, niemniej jednak takie przypadki zdarzają, również w Polsce i będą zdarzać się coraz częściej. Warto mieć to na uwadze i zadbać o swoich klientów także w tym zakresie.

Komfort psychiczny

Komfort psychiczny dotyczy wszystkich poprzednich punktów. Jeżeli współpraca z naszymi klientami będzie od początku opierać na jasnej i klarownej polityce zarządzania danymi, w tym także niszczenia tych danych, to my będziemy spać spokojnie. Pewność, że żaden z klientów nie zarzuci nam niedbałości o powierzone dane wrażliwe jest klucze do spokojnej działalności. Również w obszarze związanym z prawem, obowiązującym w naszym kraju i na terenie całej Unii Europejskiej, ale też nie rzadko, na terenach innych państw świata, powinniśmy czuć się pewnie a przez to komfortowo. Czasami przychodzi pracować nam z klientami z bardziej egzotycznych krajów, co do których nie mamy pewności jakie przepisy są to obowiązkowe i jaka jest świadomość społeczeństwa. Lepiej w takim wypadku zabezpieczyć się i mieć pewność, że to co robimy z danymi wrażliwymi, czyli ich przechowywanie, archiwizacja, a w końcu utylizacja, są przeprowadzane w sposób rzetelny, profesjonalny i w odpowiedniej formie udokumentowany.

Oczywiście o niszczenie danych wrażliwych z dysków naszych komputerów, możemy zadbać we własnym zakresie. Należy jednak pamiętać, że niszczenia takich danych, bez odpowiedniego sprzętu, może nie być do końca skuteczne. Możemy liczyć na to, że dane te zostaną w odpowiedni sposób zniszczone i że nikomu nie uda się ich odzyskać. Niemniej jednak takie podejście z pewnością nie zapewni nam odpowiedniego komfortu psychicznego. Zawsze, gdzieś, z tyłu głowy może pojawić się myśl, że jednak nie dopilnowaliśmy wszystkiego i dane te mogą zostać odzyskane, co w konsekwencji może doprowadzić do poważnych problemów w naszym przedsiębiorstwie, włączając w to odpowiedzialność prawną. Zaopatrzenie się w profesjonalny sprzęt, który pozwoli na całkowite zniszczenie danych to pomysł dobry, ale bardzo kosztowny. Sprawdzi się z pewnością w firmach, które takie dane niszczą często i w dużych ilości. W pozostałych, a zatem w zdecydowanej większości, to inwestycja, która nie prędko, a nawet może nigdy się nie zwróci, choć oczywiście zapewni pełny komfort psychiczny.

Niszczenie dysków twardych podsumowanie

Bardziej odpowiedzialne podejście jeśli chodzi o niszczenie dysków twardych, taśm magnetycznych opiera się na dwóch rozwiązaniach. Pierwsze z nich polega na zakupie własnego sprzętu do niszczenia. Niestety w tym momencie pojawiają się pierwsze schody. Zakup najtańszego demagnetyzera to koszt rzędu kilkunastu tysięcy złotych, natomiast niszczarki mechanicznej kilkudziesięciu tysięcy złotych. Aby inwestycja się zwróciła niezbędne by było zniszczenie tysięcy dysków, których zgromadzenie w najlepszym wypadku zajęłoby lata. Dodatkowo trzeba by było poświęcić na cały proces sporą ilość czasu, który mógłby być zagospodarowany bardziej efektywnie. Druga możliwość to zlecenie tego zadania zewnętrznej firmie, która specjalizuje się w niszczeniu dysków twardych, taśm magnetycznych, pendrive’ów itd. Dysponują one profesjonalnymi maszynami, które z łatwością są w stanie bezpowrotnie usunąć dane oraz mechanicznie zniszczyć nośniki. Dużym plusem jest również fakt, iż od momentu odebrania dysków od klienta przejmują one na siebie całą odpowiedzialność związaną z utylizacją nośników. Dzięki odpowiednio skonstruowanym procedurom cały proces przebiega bardzo płynnie, a jego zrealizowanie jest potwierdzone certyfikatem zniszczenia.