Przedsiębiorcy, którzy muszę zmierzyć się z tematem niszczenia dokumentów, w pierwszej kolejności zadają sobie pytanie o to jakie są koszty niszczenia dokumentów i przeprowadzenia takiego procesu na miejscu w firmie. Pozornie wydaje się, że koszt nie powinien być zbyt wysoki, jednak w sytuacji, gdy firma posiada kilka ton dokumentów, przechowywanych w różnych formach, może okazać, że ich zniszczenia na własną rękę jest przedsięwzięciem karkołomnym, a czasem nawet niemożliwym, a do tego bardzo kosztownym.
Przedsiębiorca postawiony w takiej sytuacji, zaczyna zastanawiać nad wyborem firmy, która dokona zniszczenia dokumentów w sposób prawidłowy. Firm, oferujących takie usługi, na rynku jest naprawdę sporo, a jednym z wyznaczników, decydujących o wyborze konkretnej firmy, jest cena.
Od czego zależą koszty niszczenia dokumentów?
Koszty niszczenia dokumentów zależne są od kilku podstawowych czynników. Pierwszym a zarazem najistotniejszym z nich jest papier, z którego są one wykonane. W tym miejscu należy wyróżnić papier offsetowy, który jest zdecydowanie najczęściej używany w obiegu dokumentacji. Stosuje się go również do druku książek, broszur, czasopism, plakatów, etykiet i nalepek na opakowania. Ceny związane z niszczeniem tego typu dokumentów są nieco niższe ze względu na możliwość ponownego użycia dobrej jakości materiału. Nieco inaczej sprawa wygląda w przypadku materiału, który pozostaje po zniszczeniu faktur, paragonów, akt, dokumentów w koszulkach. Również możliwe jest jego wtórne użycie jednak produkty, które powstaną w wyniku tego procesu będą gorsze jakościowo. Oznacza to, że cena za zniszczenie kilograma dokumentów wykonanych z papieru offsetowego będzie niższa od tych wykonanych z innego materiału.
Cena niszczenia dokumentów będzie uwzględniała również stawkę za kilogram ścinki, którą oferują skupy makulatury. Jest to rzecz mocno uzależniona od aktualnej sytuacji na rynku surowców wtórnej. W momencie, gdy skupy będą wyrażały zwiększony popyt na surowiec powstały w wyniku niszczenia dokumentów, możliwe, że zaoferują wyższą o kilka, bądź kilkanaście groszy wyższą cenę skupu kilograma ścinki. Możliwy będzie do uzyskania efekt domina polegający na obniżeniu ceny niszczenia dokumentów przez firmy się w tym specjalizujące w celu poprawy swojej konkurencyjności i przyciągnięcia większej ilości klientów.
Kolejnym czynnikiem mającym wpływ na cenę jest ilość dokumentów. W przypadku ich większej ilości cena będzie proporcjonalnie niższa. Łączy się to dodatkowo z miejscem ich odbioru lub ich ewentualnym przyjęciem w siedzibie firmy zajmującej się niszczeniem.
Po stronie kosztów firmy zajmującej się niszczeniem dokumentów znajdują się zarówno te związane z normami jakościowymi oraz procedurami bezpieczeństwa, jak i wyposażeniem firmy w certyfikowane niszczarki, samochody do przewozu dokumentacji, monitoring.
Co oprócz ceny powinno wpływać na wybór firmy?
Prócz tego jakie są koszty niszczenia dokumentów, ważne jest także to w jaki sposób firma oferująca niszczenia dokumentów funkcjonuje. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na to, czy sprzęt wykorzystywany do niszczenia dokumentów jest certyfikowany i spełnia wszystkie wymogi bezpieczeństwa. Przedsiębiorca musi mieć bowiem pewność, czy jego dokumenty zostaną zniszczone w sposób odpowiedni, czyli, taki, po którym nie będzie dało się w żaden sposób odtworzyć zniszczonych danych.
Prócz certyfikowanych maszyn przeznaczonych do niszczenia dokumentów, ważne są także inne elementy, takie jak specjalnie dostosowane samochody, do przewozu dokumentów, lub choćby monitoring.
Profesjonalna firma, niszcząca dokumenty, musi działać w sposób rzetelny, na każdym etapie procesu. Istotny jest zarówno odbiór dokumentów od klienta, jak i sam proces niszczenia, a później proces utylizacji powstałej w wyniku zniszczenia ścinki. Całość powinna odbywać się pod ścisła kontrolą, a klient zlecający wykonanie usługi, powinien mieć możliwość nadzorowania całego procesu. Końcowym etapem usługi powinno być wystawienie certyfikatu potwierdzające prawidłowe zniszczenia dokumentów w profesjonalny sposób.
Na co należy uważać przy wyborze firmy?
Kiedy chcemy skorzystać z usług firmy niszczącej dokumenty, sprawdzamy najpierw cenę. Ta oczywiście może być konkurencyjna, ale zbyt niska cena w stosunku do cenników innych, konkurencyjnych firm, powinna wzbudzić naszą nieufność. W przypadku usługi związanej z niszczenie dokumentów bardzo ważny jest profesjonalizm firmy. Cały proces musi odbywać się z wykorzystaniem certyfikowanych maszyn. Zlecający musi mieć pewność, że usługi została wykonana zgodnie z obowiązującymi normami. Jeżeli firma nie będzie podchodzić do tematu niszczenia w sposób profesjonalny, to może się okazać, że część dokumentów po zniszczeniu będzie nadawała się do odtworzenia, a zatem dane zawarte w tych dokumentach mogą dostać się w niepowołane ręce.
Oczywiście taki scenariusz jest mało prawdopodobny, niemniej jednak warto zadbać o całkowite zniszczenie danych osobowych i innych danych wrażliwych, nawet jeżeli dane nie wydostana się na zewnątrz, to ktoś może zarzucić nam niedopełnienie obowiązków, co może skutkować pewnymi nieprzyjemnościami, a nawet mieć negatywny wpływ na marketing firmy.
Warto również zwrócić uwagę na elastyczność świadczonych usług. Obecnie na rynku dostępne są usługi mobilnego niszczenia dokumentów, co może być ciekawą ofertą dla tych przedsiębiorców, którzy nie chcą, lub nie mogą transportować swoich dokumentów do siedziby firmy niszczącej dokumenty.
Nasza firma w swojej działalności wykorzystuje tylko sprawdzone, certyfikowane urządzenia renomowanych marek. Dodatkowo naszym klientom oferujemy możliwość niszczenia dokumentów oraz nośników danych zarówna w naszej siedzibie, jak i w miejscu, w którym dokumenty są przechowywane. Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą i kontakt, w razie jakichkolwiek pytań