Brakowanie akt – procedura, przepisy i kto może to zlecić?
Brakowanie akt to nie to samo co niszczenie dokumentów. To formalna procedura przewidziana przepisami prawa archiwalnego – obowiązkowa dla akt kategorii B (niearchiwalnych), gdy upłynął ich ustawowy okres przechowywania. Bez dopełnienia tej procedury firma lub instytucja nie może legalnie pozbyć się dokumentów z archiwum zakładowego, nawet jeśli leżą tam od dwudziestu lat. Fizyczne zniszczenie bez wymaganej zgody archiwum państwowego jest naruszeniem prawa – i to niezależnie od tego, co siedzi w tych kartonach.
Czym jest brakowanie akt – definicja i podstawa prawna
Brakowanie akt to wydzielenie z zasobu archiwalnego dokumentów niearchiwalnych, którym upłynął obowiązujący okres przechowywania, i przekazanie ich do fizycznego zniszczenia.
Podstawa prawna: ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2020 poz. 164 ze zm.) i wydane na jej podstawie rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Przepisy te obowiązują podmioty, które mają obowiązek tworzenia archiwum zakładowego – przede wszystkim organy państwowe i samorządowe, sądy, uczelnie wyższe, podmioty publiczne oraz spółki z udziałem Skarbu Państwa lub jednostek samorządu terytorialnego. Prywatne firmy i MŚP w większości nie są objęte tym reżimem. Jeśli masz wątpliwości co do swojego statusu, możesz to zweryfikować bezpłatnie w właściwym archiwum państwowym.
Kategorie akt i co to znaczy w praktyce
Każdy dokument wytworzony przez podmiot objęty ustawą jest kwalifikowany do jednej z kategorii archiwalnych. Właściwa archiwizacja i porządkowanie akt zaczyna się od ich poprawnej klasyfikacji:
Kategoria A – materiały archiwalne o trwałej wartości historycznej, naukowej lub kulturalnej. Przechowywane wieczyście. Nie podlegają brakowaniu – po upływie ustalonego okresu są przekazywane do archiwum państwowego.
Kategoria B – dokumentacja niearchiwalna z określonym minimalnym okresem przechowywania. Oznaczenie liczbowe (B5, B10, B25, B50) wskazuje liczbę lat przechowywania od daty wytworzenia lub zakończenia sprawy. Po upływie tego okresu dokumenty podlegają brakowaniu.
Kategoria BE – dokumentacja, którą przed zniszczeniem archiwum państwowe poddaje ekspertyzie w celu oceny, czy nie posiada wartości archiwalnej (np. BE50 – po 50 latach ekspertyza). Część akt BE może zostać zatrzymana jako materiały kategorii A.
Kategoria Bc – dokumentacja pomocnicza (kopie robocze, brudnopisy, korespondencja operacyjna) – może być niszczona po wykorzystaniu, bez odrębnej procedury brakowania.
Kwalifikacja do kategorii nie jest jednorazowa. Archiwum państwowe może podczas ekspertyzy zmienić kwalifikację dokumentów – część akt kategorii B może zostać uznana za materiały archiwalne i zatrzymana. Dlatego spis przygotowywany przed brakowaniem jest tak istotny.
Procedura brakowania akt – krok po kroku
Dla podmiotów objętych ustawą procedura obejmuje sześć etapów:
- Przegląd i wydzielenie akt. Pracownik archiwum zakładowego lub wyznaczona komisja przeglądają zasoby i wydzielają dokumenty, którym upłynął okres przechowywania. Na tym etapie weryfikuje się też poprawność pierwotnej kwalifikacji.
- Sporządzenie spisu dokumentacji niearchiwalnej. Wydzielone akta opisuje się na formularzu spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania. Spis zawiera: sygnaturę, tytuł teczki, daty skrajne (od–do), kategorię i liczbę jednostek archiwalnych.
- Wniosek do właściwego archiwum państwowego. Podmiot składa wniosek o zgodę na brakowanie do archiwum właściwego ze względu na siedzibę. Do wniosku dołącza się spis z etapu 2.
- Decyzja archiwum. Archiwum może wyrazić zgodę na zniszczenie całości wnioskowanej dokumentacji, zażądać udostępnienia akt do wglądu lub zatrzymać część akt. Na decyzję czeka się do 30 dni (termin z KPA, z możliwością przedłużenia w uzasadnionych przypadkach).
- Fizyczne zniszczenie akt. Po uzyskaniu zgody dokumenty przekazuje się do zniszczenia. Metoda musi gwarantować nieodwracalność – w praktyce: przemysłowe rozdrabnianie mechaniczne. Zniszczenia może dokonać wyspecjalizowana firma zewnętrzna; wymagana jest wtedy umowa powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO).
- Protokół brakowania. Po zniszczeniu sporządza się protokół brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Dokument potwierdza datę i zakres zniszczenia oraz jest przechowywany w aktach archiwum zakładowego.
Kto może brakować akta – uprawnienia i wymagania
W podmiotach objętych ustawą brakowanie prowadzi archiwum zakładowe lub wyznaczony pracownik – we współpracy z komisją archiwalną, jeśli podmiot ją powołał. Kwalifikacji dokumentów dokonuje zawsze osoba upoważniona przez kierownika jednostki.
Zewnętrzna firma niszcząca realizuje wyłącznie etap 5 – fizyczne zniszczenie po uzyskaniu zgody archiwum. Nie zastępuje żadnego z wcześniejszych etapów: spisu, wniosku ani protokołu. Spis dokumentacji, wniosek do archiwum i protokół brakowania sporządza wytwórca akt. Profesjonalne jednorazowe niszczenie dokumentów realizowane przez EP Dokumenty obejmuje wyłącznie etap fizycznego niszczenia – razem z wymaganym certyfikatem zniszczenia.
Kiedy firma MŚP może zniszczyć dokumenty bez procedury brakowania
Większość prywatnych przedsiębiorców i spółek prawa handlowego nie jest objęta ustawą o archiwach. Obowiązek formalnego brakowania z wnioskiem do archiwum państwowego ich nie dotyczy.
Nie oznacza to jednak braku jakichkolwiek zasad. Obowiązują ich:
- ustawowe terminy przechowywania wynikające z Kodeksu pracy, ustawy o rachunkowości, Ordynacji podatkowej i Kodeksu cywilnego – dokumenty wolno niszczyć dopiero po ich upływie, nie wcześniej. Pełny przegląd tych terminów znajdziesz w artykule jak długo przechowywać dokumenty firmowe
- zasady RODO – niszczenie dokumentów z danymi osobowymi wymaga trwałej, nieodwracalnej metody (zgodnej z normą DIN 66399) oraz dokumentacji potwierdzającej zniszczenie (certyfikat zniszczenia jako dowód rozliczalności)
- umowa powierzenia przetwarzania danych – obowiązkowa przy korzystaniu z zewnętrznej firmy niszczącej (art. 28 RODO)
Dla firmy MŚP wystarczą więc: upływ obowiązującego okresu przechowywania + fizyczne zniszczenie metodą zgodną z normą DIN 66399 + certyfikat zniszczenia. Więcej o obowiązkach RODO przy niszczeniu dokumentów przeczytasz w artykule RODO a niszczenie dokumentów – obowiązki 2026.
Brakowanie akt a RODO – jak to połączyć
Ustawa archiwalna i RODO działają równolegle – jeden reżim nie wyłącza drugiego.
Ustawa określa, kiedy i w jakiej kolejności wolno zniszczyć dokumenty z archiwum zakładowego. RODO określa, jak to zrobić i jak to udokumentować. W praktyce podmiot objęty ustawą archiwalną powinien:
- uzyskać zgodę archiwum państwowego (wymóg ustawy archiwalnej)
- zlecić fizyczne zniszczenie firmie zewnętrznej na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO)
- przechowywać certyfikat zniszczenia jako dowód rozliczalności (art. 5 ust. 2 RODO)
- odnotować zniszczenie danych w rejestrze czynności przetwarzania (art. 30 RODO)
Firma MŚP nieobjęta ustawą archiwalną realizuje tylko trzy ostatnie punkty – bez etapu wniosku do archiwum. Bezpłatną wycenę usługi niszczenia dla firm każdej wielkości możesz zamówić na stronie epdokumenty.pl.
Często zadawane pytania
Czy na brakowanie akt prywatnej spółki z o.o. potrzebna jest zgoda archiwum państwowego?
W większości przypadków – nie. Ustawa o archiwach obejmuje przede wszystkim podmioty publiczne i te, które ustawa wyraźnie zalicza do twórców narodowego zasobu archiwalnego. Prywatna spółka z o.o. bez udziału Skarbu Państwa lub JST zazwyczaj nie jest tym przepisom poddana. Jeśli masz wątpliwości, zapytaj właściwe archiwum państwowe – odpowiedź jest bezpłatna. W Małopolsce jest to Archiwum Narodowe w Krakowie, na Śląsku Archiwum Państwowe w Katowicach.
Co grozi za zniszczenie akt bez wymaganej zgody archiwum?
Art. 53 ustawy o archiwach przewiduje za to karę grzywny lub ograniczenia wolności. Dotyczy to wyłącznie podmiotów objętych ustawą – tj. tych, które mają obowiązek tworzenia archiwum zakładowego i uzyskania zgody przed brakowaniem.
Jak długo archiwum ma na odpowiedź na wniosek o brakowanie?
Standardowo 30 dni od złożenia kompletnego wniosku, zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego. W uzasadnionych przypadkach termin może zostać przedłużony – archiwum powinno poinformować o tym wnioskodawcę przed upływem pierwotnego terminu.
Czym różni się brakowanie akt od zwykłego niszczenia dokumentów?
Brakowanie to formalna procedura administracyjna z obowiązkowym spisem, wnioskiem do archiwum i protokołem po zniszczeniu. Dotyczy podmiotów z obowiązkiem archiwalnym. Niszczenie dokumentów to ogólna czynność – w przypadku firm MŚP sprowadza się do przestrzegania terminów przechowywania i wybrania właściwej metody zniszczenia bez odrębnej procedury administracyjnej.
Czy firma zewnętrzna może przeprowadzić całą procedurę brakowania za nas?
Nie. Firma niszcząca realizuje wyłącznie fizyczne zniszczenie dokumentów. Spis dokumentacji niearchiwalnej, wniosek do archiwum państwowego i protokół brakowania to obowiązki wytwórcy akt – ich wypełnieniem zajmuje się archiwum zakładowe lub wyznaczony pracownik podmiotu.
Jak brakowanie akt wpisuje się w szersze zarządzanie dokumentacją firmy?
Brakowanie jest końcowym etapem cyklu życia dokumentu – od wytworzenia, przez archiwizację i przechowywanie, aż do zniszczenia. Prawidłowe zarządzanie dokumentacją zaczyna się od klasyfikacji (przypisania kategorii i okresu przechowywania) na etapie wytwarzania. Bez rzetelnej klasyfikacji trudno potem ustalić, które dokumenty można już zniszczyć, a które wymagają dalszego przechowywania lub przekazania do archiwum. Więcej o archiwizacji dokumentów przeczytasz w artykule Archiwizacja i porządkowanie akt – od czego zacząć?