Ochrona danych osobowych i innych wrażliwych informacji zawartych w dokumentach jest bardzo istotną kwestią nie tylko dla przedsiębiorców, lecz dla wszystkich dorosłych ludzi. Każdy posiada wiele listów z banków, rachunków, rozliczeń podatkowych, starych umów, na których są zawarte dane osobowe oraz kontaktowe, numery kont bankowych, historia przeprowadzonych transakcji. Wyrzucając je do kosza na śmieci zawsze istnieje prawdopodobieństwo, że zostaną one przejęte i wykorzystane w niekorzystny dla nas sposób. Dlatego często zastanawiamy się jak niszczyć dokumenty, jakie sposoby będą najlepsze.

W przypadku, gdy dokumentów nie jest dużo można stosować domowe sposoby niszczenia dokumentów, ale trzeba mieć na uwadze, że nie wszystkie z nich dają 100% skuteczności ochrony danych, a jedynie znacząco minimalizują ryzyko. Tak właśnie jest w przypadku ręcznego rozrywania kartek zawierających wrażliwe informacje. Wraz ze zmniejszeniem powierzchni elementów powstałych w wyniku dzielenia papieru zmniejsza się również ryzyko związane z możliwością przechwycenia danych na nich zawartych.

Kolejnym sposobem zniszczenia dokumentów w warunkach domowych jest ich spalenie. Jest to działanie charakteryzujące się wysoką efektywnością, lecz niestety niemożliwe do wykonania w każdych warunkach. Na przeszkodzenie może tu stać między innymi brak możliwości wykonania ogniska w mieście lub niedawno wprowadzony zakaz palenia w kominkach w niektórych regionach naszego kraju. Pozostaje możliwość udania się w miejsce, gdzie rozpalenie ognia jest legalne oraz bezpieczne. Minusem tego rodzaju działania może być czas potrzebny do znalezienia odpowiedniej lokalizacji.

Zakup niewielkiej niszczarki do dokumentów jest kolejnym rozwiązaniem, które warto mieć na uwadze. Rzadko spotyka się, aby ludzie w swoich domach posiadali takie urządzenia, jest to rozwiązanie dedykowane niewielkim biurom, które muszą miesięcznie zniszczyć kilka lub kilkanaście kilogramów dokumentów. Stosowanie tego typu niszczarek w przypadku tajnych dokumentów jest odradzane ze względu na zbyt duża powierzchnię wytworzonych ścinek.

• 

  Skuteczny sposób jak niszczyć dokumenty

• 

• 

Opcją zalecaną przede wszystkim przedsiębiorstwom, które wytwarzają miesięcznie po kilkadziesiąt lub kilkaset kilogramów dokumentów jest korzystanie z usług firm zajmujących się niszczeniem dokumentów, które wiedzą jak niszczyć dokumenty. Mogą one korzystać ze specjalnie przygotowanych pojemników lub szafek z wrzutnią, które opróżniane są co najmniej raz w miesiącu w ustalonym wcześniej terminie. Możliwe jest też zamawianie jednorazowych odbiorów w momencie nagromadzenia większej ilości dokumentów, jak i również osobiste dostarczenie ich do siedziby usługodawcy. Ceny zniszczenia kilograma dokumentów zaczynają się od kilkudziesięciu groszy za kilogram. W tej cenie zleceniodawca zyskuje wiele: pozbywa się kłopotów wynikających z konieczności utylizacji dokumentów, zyskuje rzetelnie wykonaną usługę zgodnie z obowiązującymi normami oraz zaoszczędzony w ten sposób czas.

Dlaczego firmy, które wiedzą jak niszczyć dokumenty to dobre rozwiązanie?

Warto zwrócić uwagę na fakt, że nie zawsze dokumenty można zniszczyć w łatwy sposób – trzeba wiedzieć jak niszczyć dokumenty. Jeżeli chodzi o powszechnie stosowane dokumenty papierowe takie jak wyciągi z konta bankowego, czy też korespondencja urzędowa, problemów raczej nie będzie. Jak wspomniano we wstępie można tutaj posłużyć się domową niszczarką, spalić dokumenty, o ile to możliwe, lub, w przypadku bardzo małej ilości dokumentów, podrzeć je samodzielnie. Niestety nie wszystkie dokumenty da się zniszczyć w ten sposób.Niektóre dokumenty przechowywane są w dużych ilościach w plastikowych foliach, takich jak na przykład koszulki na dokumenty. Jeżeli takich dokumentów posiadamy kilka, można pokusić się o wyciagnięcie ich z koszulek i zniszczenie, tak jak opisano to powyżej. W przypadku większej ilości sprawa staje się o wiele bardziej problematyczne. Firmy niszczące dokumenty są na takie produkty przygotowane i poradzą sobie, z nawet najbardziej ofoliowanym papierem.

Kolejną kwestią jest pewność zniszczenia wszystkich danych wrażliwych w tym niszczenie danych osobowych. Jak już wspominano ani ręczne niszczenie, ani niszczenie w domowych niszczarkach do papieru, nie daje gwarancji, że danych nie będzie dało się odczytać. Takie gwarancje może dać tylko i wyłącznie firma, która korzysta z urządzeń, które posiadają odpowiednie certyfikaty i spełniają wszelkie normy w zakresie niszczenia dokumentów. Profesjonalne firmy cały proces niszczenia potwierdzają odpowiednim certyfikatem, przekazywanym przedsiębiorcy po zakończeniu usługi. Taki certyfikat nie tylko poświadczanie odpowiednie zniszczenie danych, ale także stanowi dowód na to, że przedsiębiorca kwestie związane z ochrona danych wrażliwych traktuje z należytą powagą i jest przedsiębiorcą godnym zaufania.

Dla przedsiębiorcy ważna może być także kwestia utylizacji zniszczonych dokumentów, zwłaszcza wtedy, gdy jest ich bardzo dużo, na przykład kilkaset kilogramów. Z powstałą w procesie niszczenia ścinką trzeba coś zrobić co może generować dodatkowy koszt niszczenia danych. Przedsiębiorca może oczywiście oddać taką ścinkę do punktu skupu surowców wtórnych, ale będzie to problematyczne. Po pierwsze problemem jest transport, po drugie ciężko będzie przygotować do sprzedaży luźne ścinki papieru. Firma zajmująca się niszczeniem dokumentów zrobi to sama. Przygotowana ścinka jest belowana i w formie takich bel trafia do punktu skupu surowców wtórnych. Jeżeli chodzi o kwestie rozliczeń, firmy powinny uwzględniać cenę surowca w skupie w swoim cenniku ofertowym, dotyczącym niszczenia dokumentów. Z tego zatem wynika, że ceny mogą wahać się w zależności od ceny makulatury w skupach, czy jest ona wysoka, czy niska, czy być może trzeba będzie zapłacić za to, aby punkt chciał w ogóle przyjąć makulaturę. Warto zauważyć, że ceny surowców wtórnych, w tym makulatury zmieniają się dynamicznie. Czasami na oddaniu do punktu skupu makulatury można zarobić, ale czasami, trzeba takie przyjęcie zapłacić. Dobrze jest zatem, jeśli firma oferująca usługi niszczenia reaguje na te zmiany cen w sposób elastyczny i odpowiednio koryguje swój cennik. Nasza firma zawsze bierze pod uwagę ceny surowców wtórnych w punktach i na bieżąco zmienia swój cennik. Oferta dostępna jest na terenie całej Małopolski.