Norma DIN 66399: Od biurowych wydruków po tajne dyski twarde. Jak zapewnić zgodność z RODO?
Czy Twoi pracownicy tracą godziny na stanie przy zacinającej się niszczarce? A może zastanawiasz się, czy wrzucenie dokumentów z danymi klientów do zwykłego kosza (nawet po podarciu) jest bezpieczne? Wiele firm wciąż działa w przekonaniu, że wyrzucając dokumenty wystarczy podrzeć papier.
Rzeczywistość nie jest jednak taka prosta. Prawo wyraźnie wymaga, aby dokumenty zostały zniszczone trawle i bez możliwości ich ponownego odtworzenia. Jakości zniszczenia ważnych danych strzeże norma DIN 66399, czyli międzynarodowy standard, który określa, jak skutecznie należy zniszczyć nośniki danych, by uniemożliwić ich odtworzenie.
Sprawdź, jak rozumieć tę normę i jakie ryzyka wiążą się z samodzielnym niszczeniem dokumentów. Zachęcamy również do skorzystania z profesjonalnych usług niszczenia dysków twardych i nośników danych
Najważniejsze informacje:
- Norma DIN 66399 określa wymagania dotyczące niszczenia papieru (P), nośników cyfrowych (E, O, T) i dysków twardych (H).
- Zgodność z RODO wymaga zarówno zniszczenia danych, jak i pełnego udokumentowania tego procesu.
- Profesjonalne niszczenie dokumentów zapewnia poziom bezpieczeństwa potwierdzony certyfikatem.
- Tylko profesjonalny Zertyfikat Zniszczenia stanowi prawne potwierdzenie wykonania obowiązku ochrony danych.
Poziomy bezpieczeństwa (P-1 do P-7) – Co oznaczają w praktyce?
Norma DIN 66399 definiuje siedem poziomów bezpieczeństwa dla papierowych dokumentów i danych. Im wyższy poziom, tym mniejsze ścinki i trudniejsze odtworzenie pierwotnej treści. Klasyfikacja i przeznaczenie wyglądają następująco:
Poziomy P-1 i P-2: Dlaczego to za mało dla RODO?
Poziomy P-1 i P-2 to najniższe stopnie bezpieczeństwa. Dokumenty są cięte na szerokie paski, które można stosunkowo łatwo poskładać. Odtworzenie danych z takiego materiału nie wymaga specjalistycznego sprzętu. To rozwiązanie typowe dla starszych niszczarek biurowych, które kiedyś uznawano za wystarczające. W kontekście ochrony danych osobowych ten poziom jest jednak niewystarczający, a zniszczone w ten sposób dokumenty mogą nadal ujawniać wrażliwe informacje.
Poziom P-3: Podstawowa ochrona danych wrażliwych
Poziom P-3 to standard minimalny dla danych poufnych. Dokumenty są cięte na małe ścinki o powierzchni mniejszej niż 320 mm². Taki poziom wystarcza do zniszczenia dokumentów wewnętrznych czy materiałów marketingowych, jednak w przypadku danych osobowych lub finansowych nadal nie gwarantuje pełnego bezpieczeństwa.
Poziom P-4: Złoty standard RODO (Usługa Standard)
Poziom P-4 to uznany standard bezpieczeństwa, który w pełni odpowiada wymaganiom RODO. Dokumenty są cięte na bardzo drobne ścinki o powierzchni nieprzekraczającej 160 mm², skutecznie uniemożliwiające ich odtworzenie.
W usługach profesjonalnego niszczenia właśnie ten poziom wybierany jest najczęściej, ponieważ zapewnia optymalny balans między bezpieczeństwem a wydajnością. Warto też wspomnieć, że biurowa niszczarka musiałaby pracować przez kilka godzin, aby uzyskać taki efekt, natomiast profesjonalne maszyny przemysłowe osiągają go w kilka minut.
Poziom P-5: Ochrona danych tajnych (Usługa High Security)
Poziom P-5 oznacza ścinki o powierzchni nieprzekraczającej 30 mm². To standard stosowany przez firmy i instytucje przetwarzające dane o znaczeniu strategicznym (np. kancelarie prawne, instytucje medyczne czy działy badań i rozwoju).
Biurowe niszczarki spełniające ten poziom są kosztowne, mają niską wydajność i małą pojemność kosza. Z tego względu większość organizacji decyduje się na współpracę z firmą posiadającą profesjonalną linię niszczącą, która gwarantuje wydajność i bezpieczeństwo.
Poziomy P-6 i P-7: Najwyższy stopień tajności (Standard Rządowy/Militarny)
Najwyższe poziomy bezpieczeństwa (P-6 i P-7) stosowane są do dokumentów ściśle tajnych, wojskowych oraz rządowych. Papier jest cięty do postaci niemal pyłu, a jego odtworzenie jest fizycznie niemożliwe.
Takie poziomy są dostępne wyłącznie w wyspecjalizowanych zakładach niszczenia danych, które posiadają certyfikowane instalacje przemysłowe. Oznacza to więc, że tylko zewnętrzny dostawca może zapewnić zgodność z tym standardem.
Klasy Ochrony – Jak zidentyfikować potrzeby Twojej firmy?
Norma DIN 66399 wprowadza także pojęcie trzech klas ochrony. Każda z nich odpowiada stopniowi wrażliwości danych i ryzyku, jakie niesie ich ewentualny wyciek.
Klasa 1: Standardowa ochrona (Dane wewnętrzne)
Ta klasa obejmuje dokumenty o charakterze wewnętrznym, których ujawnienie byłoby niepożądane, ale nie stanowiłoby poważnego zagrożenia dla firmy. Są to m.in. cenniki, notatki, korespondencja organizacyjna czy materiały robocze. Wymagany poziom bezpieczeństwa mieści się w granicach P-1–P-3.
Klasa 2: Wysoka ochrona (Dane poufne – RODO)
Dane objęte ochroną RODO, czyli m.in. listy płac, dane klientów, umowy czy akta pracowników, wymagają już klasy 2. Wyciek takich informacji może skutkować sankcjami prawnymi, stratami finansowymi lub utratą reputacji. Najczęściej stosowany poziom bezpieczeństwa to P-4, który gwarantuje pełną ochronę przed nieuprawnionym odtworzeniem.
Klasa 3: Bardzo wysoka ochrona (Dane tajne i ściśle tajne
Ta klasa obejmuje informacje o strategicznym znaczeniu, których ujawnienie mogłoby zagrozić bezpieczeństwu państwa, przedsiębiorstwa lub partnerów biznesowych. Odpowiadają jej poziomy P-5 do P-7, stosowane w instytucjach rządowych, finansowych i militarnych.
Dlaczego norma DIN 66399 jest tak ważna?
Co ważne, norma DIN 66399 nie dotyczy samych urządzeń, lecz efektu ich działania. Jej celem jest zagwarantowanie, że po zniszczeniu danych ich odzyskanie jest technicznie niemożliwe. To właśnie ten standard stanowi podstawę zgodności z RODO i stanowi dowód dbałości o bezpieczeństwo informacji.
Cel normy: Uniemożliwienie odtworzenia danych
Norma opisuje szczegółowo, jak drobno muszą być pocięte materiały, by ich odtworzenie nie było możliwe nawet przy użyciu specjalistycznych metod. Nie liczy się, jakiej niszczarki używasz – ważne jest, by efekt końcowy odpowiadał określonemu poziomowi P.
Proces a bezpieczeństwo
W wielu miejscach dokumenty po zniszczeniu trafiają po prostu do zwykłych koszy, z których każdy może je podejrzeć. Profesjonalne firmy działają zupełnie inaczej, stosując zamknięty proces. Dokument trafia najpierw do zabezpieczonego pojemnika, a następnie zostaje przewieziony w zaplombowanej formie do miejsca utylizacji. Cały proces jest dodatkowo kontrolowany dzięki systemowi GPS używanego w trakcie transportu, który rejestruje trasę oraz czas przejazdu.
RODO wymaga dowodów, a nie tylko działań
Z punktu widzenia przepisów RODO nie wystarczy zniszczyć dokument. Administrator danych musi być w stanie udowodnić, że proces odbył się zgodnie z obowiązującymi normami. Samodzielne niszczenie nie daje takiej możliwości, ponieważ nie generuje formalnego potwierdzenia. Profesjonalna usługa kończy się wystawieniem Certyfikatu Zniszczenia, który stanowi dowód wykonania obowiązku ochrony danych.
Rodzaje nośników danych – DIN 66399 to nie tylko papier
Choć większość firm kojarzy niszczenie danych z papierem, norma DIN 66399 obejmuje wszystkie rodzaje nośników, w tym optyczne, magnetyczne i elektroniczne. Każdy z nich ma własną kategorię i wymagania, określane literami O, T, E i H.
Niszczenie nośników optycznych i magnetycznych (O, T)
Do tej grupy zalicza się płyty CD, DVD, karty kredytowe oraz dyskietki. Ręczne łamanie lub rysowanie powierzchni nie zapewnia pełnego bezpieczeństwa, ponieważ informacje mogą zostać odzyskane przy użyciu specjalistycznych narzędzi. Norma DIN wymaga pełnego rozdrobnienia materiału albo zastosowania demagnetyzacji, która uniemożliwia dalsze pozyskiwanie danych.
Elektroniczne nośniki danych (E) – Pendrive’y i karty pamięci
Chociaż pendrive’y, karty pamięci oraz inne niewielkie urządzenia tego typu należą do najmniej trwałych nośników, stwarzają wysokie ryzyko wycieku informacji. Mały rozmiar sprzyja zagubieniu oraz przypadkowej utracie, dlatego Norma DIN 66399 wymaga pełnego rozdrobnienia tych nośników. Taki sposób działania zapewnia trwałe usunięcie zapisanych informacji i uniemożliwia ich odzyskanie.
Dyski twarde (H) – Wyzwanie dla firm
Formatowanie lub usunięcie plików nie oznacza trwałego zniszczenia danych. Zgodnie z DIN 66399, jeśli dane z dysków twardych nie zostały fizycznie zniszczone, uznaje się je za możliwe do ponownego odtworzenia. Jedynym skutecznym sposobem jest demagnetyzacja oraz mechaniczne rozdrobnienie dysku. Takie operacje wykonują tylko wyspecjalizowane zakłady wyposażone w certyfikowane urządzenia.
Ryzyka „samodzielnego” niszczenia vs. Profesjonalny outsourcing
Samodzielne niszczenie dokumentów wymaga czasu, sprzętu oraz nadzoru, a efekt i tak nie zawsze spełnia wymagania przepisów. Profesjonalny outsourcing opiera się na kontrolowanych procedurach i certyfikowanym sprzęcie, który daje większą pewność prawidłowego usunięcia danych oraz ogranicza obciążenia organizacyjne.
- Koszty ukryte
Czyli te, mniej oczywiste. Zazwyczaj nie myśli się o tym, że biurowe niszczarki wymagają regularnej konserwacji, ostrzenia lub wymiany noży, czyszczenia mechanizmów i okresowej wymiany pojemników na odpady. Do tego dochodzi czas pracownika, który zamiast realizować obowiązki służbowe, stoi przy urządzeniu i czeka, aż maszyna poradzi sobie z kolejnymi kartkami. Warto również uwzględnić zużycie energii elektrycznej oraz koszt worków, które trzeba opróżniać i utylizować.
- Błąd ludzki
Czynnik ludzki to jeden z największych problemów samodzielnego niszczenia danych. Pracownik może niechcący pozostawić dokument w szufladzie lub zniszczyć go w niewystarczający sposób (np. przez wrzucenie zbyt dużej ilości kartek naraz, powodujące rozpychanie noży i powstawanie zbyt dużych ścinków).
Zdarza się również, że osoby nieupoważnione mają dostęp do worków ze ścinkami, zanim trafią one do utylizacji. Każda z tych sytuacji może skutkować wyciekiem danych osobowych i poważnymi konsekwencjami finansowymi dla organizacji.
- Hałas i pył
Niszczarki biurowe należą do urządzeń o wysokim poziomie hałasu, który często przekracza dopuszczalne normy akustyczne dla stanowisk pracy biurowej. Długotrwałe użytkowanie takich urządzeń wpływa negatywnie na koncentrację i komfort pracowników. Dodatkowo podczas cięcia papieru wytwarza się drobny pył celulozowy, który osiada na powierzchniach i obniża jakość powietrza w pomieszczeniu.
- Brak ciągłości procesu
Kolejnym problemem jest brak ciągłości w procesie niszczenia danych. Awaria niszczarki powoduje odkładanie dokumentów w biurze, często w otwartych kartonach lub koszach. Takie przechowywanie podnosi ryzyko nieuprawnionego dostępu do danych poufnych.
W wielu przypadkach brakuje też formalnego potwierdzenia wykonania zadania, co z kolei utrudnia przedstawienie wymaganej dokumentacji podczas kontroli RODO.
Jak wygląda proces profesjonalnego niszczenia?
Profesjonalny proces niszczenia danych przebiega w kilku etapach, które gwarantują zgodność z normą DIN 66399 oraz pełne bezpieczeństwo.
Krok 1: Audyt i dobór bezpiecznych pojemników
Firma dostarcza do biura zamykane, eleganckie pojemniki lub szafki z wąską szczeliną wrzutową. Pracownicy nie muszą używać niszczarki – wystarczy wrzucić dokument do pojemnika. Wcześniej wykonywany jest krótki audyt, który pozwala dobrać odpowiednią liczbę i pojemność kontenerów, dostosowanych do specyfiki pracy i rodzaju przetwarzanych danych.
Krok 2: Bezpieczny odbiór i transport
Pojemniki odbierają przeszkoleni konwojenci, a ich zawartość trafia do pojazdów wyposażonych w system monitorowania. Każdy etap przejazdu jest udokumentowany oraz poddany stałej kontroli. Plomby oraz śledzenie GPS zapewniają pełne zabezpieczenie pojemników i wykluczają możliwość ich otwarcia lub pozostawienia bez nadzoru.
Krok 3: Niszczenie przemysłowe zgodne z normą DIN
Profesjonalne maszyny mielą dokumenty w ciągu kilku minut. Materiał pochodzący od wielu klientów trafia do wspólnego strumienia, przez co pojedyncze partie tracą pierwotną strukturę i nie pozwalają na odzyskanie treści. Cały proces przebiega w wydzielonej strefie bezpieczeństwa przeznaczonej wyłącznie dla uprawnionych operatorów.
Krok 4: Recykling i Certyfikat
Zniszczony papier trafia do recyklingu, a klient otrzymuje Certyfikat Zniszczenia (czyli formalny dowód zgodności z normą i przepisami RODO). Dokument ten potwierdza, że cały proces odbył się zgodnie z określonym poziomem bezpieczeństwa i stanowi prawny dowód wykonania obowiązku administratora danych.
Masz dość zacinających się niszczarek w biurze?
Zleć niszczenie profesjonalistom. Oszczędź czas pracowników i zyskaj pewność prawną dzięki Certyfikatowi Zniszczenia.
[Zamów bezpłatną wycenę]
[Zobacz nasze bezpieczne pojemniki]
[Skontaktuj się z doradcą]
Profilaktyka bezpieczeństwa – Polityka Czystego Biurka
System bezpiecznych pojemników porządkuje sposób postępowania z dokumentami oraz wspiera realizację zasad Polityki Czystego Biurka. Pracownicy nie odkładają już papierów na blaty ani do szuflad, ponieważ mają jasno wyznaczone miejsce na materiały zawierające dane poufne. Wystarczy wrzucić je do pojemnika, który zostaje opróżniony podczas cyklicznego odbioru.
Regularny harmonogram odbiorów wymusza dyscyplinę i porządek w obiegu informacji, a także ogranicza ryzyko przypadkowego ujawnienia danych. Dzięki temu archiwa nie są przepełnione, a wrażliwe materiały nie są narażone na wgląd osób nieupoważnionych.
Polityka Czystego Biurka, wspierana przez profesjonalny system niszczenia dokumentów, pomaga tworzyć środowisko pracy, w którym bezpieczeństwo informacji jest naturalną częścią codziennych nawyków. To prosty, ale skuteczny sposób, by zadbać o wymogi RODO i budować świadomość odpowiedzialności za dane w całym zespole.
Norma DIN 66399 i niszczenie danych – FAQ
- Czy muszę usuwać zszywki i spinacze przed wrzuceniem do pojemnika?
Nie. Profesjonalne maszyny przemysłowe radzą sobie z całymi segregatorami, zszywkami i spinaczami. Nie ma potrzeby wstępnego przygotowania dokumentów.
- Jaką klasę ochrony wybrać dla kadr i księgowości?
Działy te przetwarzają dane osobowe i finansowe, dlatego rekomendowany jest poziom P-4 (klasa 2). Gwarantuje on zgodność z RODO przy zachowaniu optymalnej wydajności.
- Czy otrzymam dowód, że dokumenty zostały zniszczone zgodnie z normą?
Tak. Po zakończeniu procesu klient otrzymuje Certyfikat Zniszczenia, będący dowodem wykonania obowiązku wynikającego z RODO.
- Co dzieje się ze ścinkami po zniszczeniu?
Zniszczony papier zostaje poddany recyklingowi. To ekologiczny sposób utylizacji odpadów biurowych.
- Czy opłaca się wynajmować firmę do niszczenia małej ilości dokumentów?
Zdecydowanie. Koszt niszczarki, jej eksploatacji i serwisowania często przewyższa cenę jednorazowej usługi profesjonalnej. W przypadku małych firm wygodniejszy jest abonament miesięczny.
Podsumowanie: Wybierz bezpieczeństwo i wygodę
Norma DIN 66399 stanowi podstawę zgodności z RODO oraz potwierdza, że materiały zawierające poufne informacje zostały trwale usunięte. Przestrzeganie jej zasad ogranicza ryzyko błędów prowadzących do naruszeń ochrony danych oraz konsekwencji finansowych. Współpraca z certyfikowanym partnerem daje pełną przejrzystość procesu niszczenia i kończy się wydaniem Certyfikatu Zniszczenia.
W EP Dokumenty wspieramy organizacje na każdym etapie niszczenia danych. Dobieramy pojemniki, ustalamy harmonogramy odbiorów, zapewniamy transport w systemie zamkniętym oraz przemysłowe niszczenie zgodne z normami. Przejmujemy pełną odpowiedzialność za proces niszczenia i zapewniamy kompleksowy system ochrony danych w organizacji.
Skontaktuj się z nami, aby dobrać odpowiedni system pojemników i harmonogram odbiorów. Zadbaj o RODO w swojej firmie już dziś.
Bibliografia
- “Poradnik dotyczący naruszeń ochrony danych osobowych (edycja 2025)” |
Urząd Ochrony Danych Osobowych
- “Proces niszczenia dokumentów w Warszawie według RODO i DIN 66399 – co dzieje się z dokumentacją z ważnymi danymi, którą oddajesz do utylizacji?” |
Rynek Papierniczy