Niszczenie Mobilne czy w Zakładzie? Porównanie usług utylizacji dokumentów pod kątem bezpieczeństwa i kosztów.
Stoisz przed wyborem: zamówić specjalny pojazd, który zmieli dokumenty na Twoim parkingu, czy jednak powierzyć pojemniki firmie, która wywiezie je do chronionego zakładu?
To pytanie pojawia się regularnie, zwłaszcza gdy dokumenty opatrzone klauzulą poufności wzbudzają większą ostrożność. Wątpliwości dotyczą zazwyczaj nie samego faktu zniszczenia, lecz przyjętej formy jego przeprowadzenia. Sama możliwość obserwacji procesu nie przesądza jeszcze o bezpieczeństwie, tak jak przewiezienie dokumentów poza siedzibę firmy nie musi oznaczać rezygnacji z nadzoru nad ich dalszym przebiegiem.
Utylizacja dokumentów może odbywać się w dwóch wariantach:
- On-site (niszczenie dokumentów na miejscu)
W tym przypadku wszystko dzieje się u klienta. Pod firmę podjeżdża specjalny pojazd, w którym znajduje się maszyna do niszczenia. Pracownicy zabierają dokumenty prosto z biura i od razu wrzucają je do urządzenia. Nie trzeba ich nigdzie wysyłać, a cały proces można obserwować na żywo.
- Off-site (niszczenie dokumentów poza siedzibą firmy)
Tutaj dokumenty trafiają najpierw do pojemników, które są plombowane i zabezpieczane. Następnie przewozi się je do zakładu, gdzie czekają przemysłowe niszczarki. Całość odbywa się pod kontrolą doświadczonego zespołu, a klient dostaje potwierdzenie, że dokumenty zostały zniszczone zgodnie z procedurą.
W artykule przeanalizowaliśmy dokładnie obie metody. Porównaliśmy koszty, czas, ryzyko oraz wpływ na codzienne funkcjonowanie Twojego biura. Przeczytaj nasz poradnik i wybierz opcję, która najlepiej łączy wymogi RODO z budżetem Twojej firmy.
Najważniejsze informacje
• Niszczenie mobilne daje pełną kontrolę wizualną i natychmiastowy rezultat, lecz wymaga miejsca, generuje hałas oraz zwykle kosztuje więcej.
• Niszczenie stacjonarne zapewnia wysoką efektywność, niższy koszt oraz wieloetapowy Łańcuch Kontroli, który minimalizuje ryzyko transportowe.
• Oba modele spełniają wymogi RODO, jeśli wykonuje je certyfikowany podmiot.
Niszczenie Mobilne (On-Site) – Niszczarka przyjeżdża do Ciebie
W tym wariancie dokumenty są niszczone bezpośrednio w siedzibie Twojej firmy. Specjalistyczny pojazd z maszyną rozdrabniającą podjeżdża na miejsce, a cały proces odbywa się na oczach klienta. To wygodne rozwiązanie dla tych, którzy chcą mieć pełną kontrolę nad utylizacją.
Jak to wygląda w praktyce?
Specjalistyczny pojazd podjeżdża pod wskazany adres i zostaje ustawiony w miejscu wyznaczonym przez klienta. W środku znajduje się przemysłowa niszczarka, przystosowana do przetwarzania dużych ilości dokumentów. Nasi pracownicy odbierają przygotowane wcześniej pojemniki i transportują je bezpośrednio do maszyny, nie przerywając nadzoru nad żadnym z nich.
Dokumenty trafiają bezpośrednio do systemu wrzutowego i są natychmiast przetwarzane. Cały materiał zostaje rozdrobniony w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści. Po zakończeniu pracy klient otrzymuje potwierdzenie zniszczenia, a pozostałości papieru są przekazywane do recyklingu.
Zalety: Maksymalna kontrola wizualna
- Możliwość obserwacji
Klient lub jego przedstawiciel może cały czas obserwować pracę urządzenia znajdującego się w pojeździe. Takie rozwiązanie daje poczucie bezpieczeństwa, ponieważ świadek widzi, że materiały są rozdrabniane bez żadnych etapów pośrednich.
- Natychmiastowy skutek
Dokumenty przestają istnieć jeszcze przed odjazdem ciężarówki. To daje poczucie domknięcia sprawy niemal od razu. W przypadku kontroli lub audytu można wykazać, że materiał został zutylizowany w chwili wykonania usługi.
- Brak etapów magazynowania
Dokumenty są niszczone zaraz po przekazaniu. Nie ma potrzeby przechowywania ich w pojemnikach przez kolejne dni. Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie w firmach, które przetwarzają informacje wymagające natychmiastowej utylizacji.
- Prosty przepływ informacji
Cały proces jest przejrzysty i nie wymaga skomplikowanego raportowania. Obecność przedstawiciela firmy podczas niszczenia pozwala od razu potwierdzić wykonanie usługi, zmniejszając tym samym potrzebę tworzenia dodatkowej dokumentacji.
- Dobry wybór przy jednorazowym czyszczeniu archiwum
Mobilna niszczarka umożliwia realizację całej usługi podczas jednej wizyty. Nie trzeba magazynować pojemników w biurze ani przedłużać procesu, dzięki czemu całość przebiega szybko i bez zbędnych przestojów.
Wady: Logistyka i koszty
- Wyższa cena
Utrzymanie mobilnej usługi wiąże się z większymi kosztami. Sam pojazd jest ciężki, zużywa dużo paliwa i wymaga regularnego serwisowania. Do tego dochodzi obsługa techniczna i czas pracy zespołu na miejscu. Wszystkie te elementy wpływają na cenę, zwłaszcza przy pojedynczych zleceniach.
- Hałas i spaliny
Aby napędzać niszczarkę, agregat musi pracować nieprzerwanie. Może to generować hałas, który wpływa na wygodę pracy biur znajdujących się w pobliżu. W gęstej zabudowie dodatkowo dochodzi szczególnie problematyczny dla zarządców budynków temat emisji spalin.
- Zajęcie miejsca
Nie każde biuro dysponuje miejscem, które można udostępnić ciężarówce na czas wykonywania usługi. W centrach miast, dostęp do wolnych stanowisk postojowych jest ograniczony, co z kolei może powodować trudności organizacyjne.
Niszczenie Stacjonarne (Off-Site) – Bezpieczny transport do twierdzy
Stacjonarne niszczenie dokumentów cieszy się ogromną popularnością. Zamiast parkować ciężarówkę pod biurem, wystarczy przygotować dokumenty i zamknąć je w przekazanych przez nas pojemnikach. Pracownicy EP Dokumenty odbierają je w ustalonym terminie i przewożą do zakładu z przemysłowymi niszczarkami.
Dla wielu firm to mniej uciążliwa opcja, ponieważ nie zabiera miejsca, nie wymaga obecności przy procesie i nie zakłóca codziennej pracy. Przekazanie dokumentów kończy temat po stronie klienta, a dalsze działania odbywają się w przestrzeni przystosowanej do przetwarzania dużych ilości papieru.
Jak to wygląda w praktyce?
Pracownicy EP Dokumenty przyjeżdżają do biura w umówionym terminie z zestawem pojemników. Jeśli są pełne, wymieniają je na puste. Każdy pojemnik zostaje zabezpieczony plombą posiadającą unikalny numer. Klient może od razu zanotować ten numer i później porównać go z dokumentacją.
Po załadunku pojemniki ruszają w drogę do zakładu. Cała trasa jest zapisywana w systemie, który śledzi pojazd od momentu wyjazdu aż po dotarcie na miejsce. Tam dokumenty trafiają prosto do hali, na której pracują maszyny przystosowane do szybkiego niszczenia dużych ilości papieru.
Po wszystkim klient dostaje certyfikat, który potwierdza prawidłowe wykonanie utylizacji.
Zalety: Wydajność i niższa cena
- Ekonomia skali
Zakład przetwarza ogromne ilości dokumentów w bardzo krótkim czasie. Całość odbywa się z użyciem wydajnych urządzeń, które działają bez przerw i z dużą mocą. Koszty rozkładają się na wielu klientów, dlatego końcowa cena usługi jest niższa niż przy niszczeniu mobilnym.
- Brak zakłóceń pracy biura
Pojazd z pracownikami pojawia się dosłownie na kilka minut i w tym czasie wymieni pojemniki. To idealne rozwiązanie dla biur, które stawiają na spokojną, nieprzerwaną pracę.
- Wysokie poziomy bezpieczeństwa DIN
Urządzenia stacjonarne tną papier na bardzo drobne elementy. Cały materiał trafia następnie do wspólnej puli i miesza się z innymi partiami. Taki proces sprawia, że danych praktycznie nie da się odzyskać.
- Łatwość obsługi cyklicznej
Firmy, które na bieżąco generują dokumenty przeznaczone do zniszczenia, doceniają stałą wymianę pojemników. Proces przebiega w ustalonym rytmie i nie wymaga każdorazowego zamawiania transportu.
- Zaplecze recyklingowe
Zakład ma możliwość przeprowadzania selekcji i optymalnego przekazania rozdrobnionego materiału do recyklingu. Zwiększa to poziom odzysku surowców oraz zmniejsza obciążenie środowiska.
Wady: Konieczność zaufania do procedur
W modelu stacjonarnym klient nie ma możliwości bezpośredniego podglądu procesu i musi zaufać dokumentacji, zabezpieczeniom, reputacji wykonawcy oraz ustalonej ścieżce kontroli. Nie jest to wada technologiczna, lecz naturalna cecha procesu opartego na wieloetapowej logistyce. Dokumenty przewożone są w zaplombowanych pojemnikach, a nadzór opiera się na numerach plomb, zarejestrowanej trasie oraz wydawanych certyfikatach.
Firmy przywiązane do bezpośredniego nadzoru mogą potraktować ten model jako wyzwanie. Mimo to, procedury bezpieczeństwa są zaplanowane tak, aby wyeliminować każdą potencjalną lukę.
Bezpieczeństwo: Czy „wywóz” dokumentów jest ryzykowny?
Wiele firm ma wątpliwości, czy przekazanie dokumentów poza własny teren jest bezpieczne. To naturalna obawa, bo brak bezpośredniego kontaktu z materiałami kojarzy się z utratą kontroli. W praktyce jednak bezpieczeństwo nie zależy od miejsca, w którym odbywa się niszczenie, lecz od zasad nadzoru i jakości stosowanych procedur.
Rola Łańcucha Kontroli w metodzie Off-Site
Łańcuch Kontroli to zestaw procedur, który tworzy nieprzerwany ciąg nadzoru nad pojemnikiem. Każdy etap zabezpiecza transport przed próbą naruszenia. Pojemniki są plombowane, a ich nienaruszony stan jest warunkiem rozpoczęcia procesu niszczenia. Numer plomby jest zapisywany w protokole i uniemożliwia podmianę materiału.
Odpowiedzialność za bezpieczeństwo dokumentów przechodzi na EP Dokumenty już w chwili odbioru pojemnika. Od tego momentu to my odpowiadamy za materiały, dokumentując wnikliwie każdy etap procesu.
Ryzyka metody On-Site, o których się nie mówi
Mimo że niszczenie dokumentów na miejscu daje możliwość obserwacji procesu, wiąże się z innym typem ryzyka. Praca na otwartym terenie jest bardziej podatna na warunki zewnętrzne. Silny wiatr, ograniczona przestrzeń czy nieuwaga podczas przenoszenia pojemników mogą prowadzić do drobnych incydentów. Profesjonalne ekipy starają się im zapobiegać, stosując zamknięte pojemniki, jednak środowisko zewnętrzne zawsze niesie pewien margines nieprzewidywalności.
Warto również wspomnieć, że metoda On-Site wymaga obecności przedstawiciela klienta przez cały czas trwania usługi. Dla dużych organizacji to naturalny element procedury, ale w mniejszych firmach może oznaczać potrzebę oddelegowania pracownika i czasowe wyłączenie go z codziennych obowiązków.
Kiedy wybrać którą metodę?
Wybór właściwego modelu zależy m.in.: od rodzaju dokumentów, charakteru organizacji i uwarunkowań logistycznych. Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich, dlatego warto przeanalizować konkretne zalety obu rozwiązań.
Wybierz Niszczenie Mobilne (On-Site), jeśli:
- wewnętrzna polityka firmy wymaga obecności świadka podczas niszczenia,
- przechowujesz materiały o wysokim znaczeniu strategicznym i zależy Ci na stuprocentowej pewności psychicznej,
- chcesz przeprowadzić jednorazową akcję czyszczenia archiwum i zakończyć ją w ramach jednego dnia,
- Twoje biuro dysponuje dużą przestrzenią parkingową, która umożliwia ustawienie pojazdu,
Niszczenie mobilne sprawdza się tam, gdzie najważniejsze jest poczucie kontroli oraz natychmiastowy efekt. Jest dobrym rozwiązaniem dla organizacji, które chcą sprawnie zakończyć proces w ramach jednej wizyty i akceptują wyższy koszt w zamian za fizyczną obecność niszczarki pod biurem.
Wybierz Niszczenie Stacjonarne (Off-Site), jeśli:
- chcesz zoptymalizować koszt usługi,
- Twoja organizacja generuje stałe ilości dokumentów i cenisz cykliczną obsługę,
- w Twojej lokalizacji nie ma miejsca na postój dużej ciężarówki przez dłuższy czas,
- interesuje Cię wyższa efektywność recyklingu i mniejszy ślad węglowy, możliwy dzięki zbiorczemu transportowi.
Niszczenie stacjonarne to wygodny i przewidywalny model, wspierający płynne funkcjonowanie biura. Sprawdza się wszędzie tam, gdzie liczy się stabilność, powtarzalność i racjonalne koszty. Zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa oraz pozwala wprowadzić regularny rytm utylizacji poufnych danych.
Aspekt prawny – RODO a miejsce niszczenia
Przepisy RODO nie uzależniają zgodności procesu od lokalizacji, w której odbywa się niszczenie. Znaczenie ma tutaj przede wszystkim skuteczność, kontrola przebiegu i właściwe zabezpieczenie danych. Ważne jest więc to, jak przebiega utylizacja, a nie gdzie się odbywa.
Dostawca posiadający certyfikaty oraz wdrożone procedury nadzoru może prowadzić zarówno niszczenie mobilne, jak i stacjonarne, zachowując pełną zgodność z przepisami. Dla organów kontrolnych istotne jest potwierdzenie, że dane zostały zniszczone w sposób zgodny z ustalonymi zasadami ochrony informacji.
Czy RODO preferuje którąś metodę?
RODO nie wskazuje preferowanego sposobu niszczenia dokumentów. Przepisy koncentrują się na skuteczności procesu oraz możliwości udowodnienia jego przebiegu. Oznacza to, że zarówno mobilne niszczenie dokumentów, jak i niszczenie stacjonarne, spełniają wymagania.
Certyfikat potwierdzający zniszczenie ma taką samą wartość prawną w obu przypadkach. Niezależnie od miejsca realizacji usługi stanowi dowód, że dane zostały przetworzone zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Dokumentacja końcowa
W obu modelach klient otrzymuje Protokół Przekazania/Odbioru oraz Certyfikat Zniszczenia. Dokumenty te stanowią podstawę prawną potwierdzającą zakończenie procesu utylizacji. Są dowodem, że dane osobowe nie występują już w formie nadającej się do odczytu.
Certyfikat może być dołączony do wewnętrznych procedur bezpieczeństwa, raportów audytowych lub dokumentacji, którą przedstawia się podczas kontroli inspektora ochrony danych.
Proces w epdokumenty.pl – Gwarancja jakości niezależnie od wyboru
W EP Dokumenty przykładamy taką samą wagę do bezpieczeństwa i jakości niezależnie od tego, czy realizujemy niszczenie w formie mobilnej, czy stacjonarnej.
Pracujemy elastycznie, dostosowując zakres i częstotliwość usług do charakteru działalności klienta. Każdy członek naszego zespołu przechodzi proces weryfikacji obejmujący potwierdzenie niekaralności, a wykorzystywany sprzęt utrzymujemy w pełnej gotowości technicznej, by zapewnić ciągłość działania.
Nadal nie wiesz, co będzie lepsze dla Twojej firmy?
Nie musisz zgadywać. Skontaktuj się z naszym doradcą. Przeanalizujemy Twoją lokalizację, ilość dokumentów i budżet, aby zaproponować rozwiązanie szyte na miarę.
[Poproś o wycenę obu wariantów]
[Zamów rozmowę z ekspertem]
Niszczenie Mobilne vs. Stacjonarne – FAQ
- Czy niszczenie mobilne jest dużo droższe?
Zazwyczaj tak. Wynika to z kosztów związanych z eksploatacją specjalistycznego pojazdu. W modelu stacjonarnym koszty dzielą się na wielu klientów, obniżając tym samym cenę jednostkową.
- Czy mogę nagrywać proces niszczenia telefonem?
Tak, w przypadku niszczenia mobilnego można zarejestrować przebieg procesu własnym telefonem. Podczas realizacji w modelu stacjonarnym to my oferujemy możliwość uzyskania nagrania z hali w formie materiału wideo, który potwierdza wykonanie usługi.
- Ile czasu zajmuje niszczenie jednej tony dokumentów na miejscu u klienta?
Mobilna niszczarka radzi sobie z dużymi wolumenami, lecz przetwarzanie na miejscu jest wolniejsze niż w zakładzie stacjonarnym. Ostateczny czas zależy od mocy agregatu i przygotowania dokumentów.
- Czy usługa Off-Site obejmuje także niszczenie dysków twardych?
Tak, realizujemy niszczenie dysków twardych w ramach usługi Off-Site. W naszym zakładzie znajdują się specjalistyczne urządzenia przeznaczone do bezpiecznej utylizacji nośników danych, więc cały proces przebiega pod pełnym nadzorem i zgodnie z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa.
Podsumowanie: Dwie drogi, jeden cel – Bezpieczeństwo
W EP Dokumenty realizujemy dwa modele niszczenia dokumentów, dopasowane do różnych potrzeb organizacji. Każdy z nich prowadzi do tego samego celu: zachowania pełnego bezpieczeństwa informacji i ostatecznej utylizacji dokumentów. Wszystkie procesy opieramy na spójnych zasadach, kontrolowanych etapach i udokumentowanym przebiegu pracy.
- Model mobilny zapewnia natychmiastowy rezultat oraz możliwość obserwacji procesu bezpośrednio na miejscu.
- Z kolei wersja stacjonarna gwarantuje wysoką wydajność, niższy koszt oraz wykorzystanie zaplecza przemysłowego o dużej mocy przerobowej.
W obu przypadkach stosujemy te same procedury bezpieczeństwa, certyfikaty i standardy jakości, które potwierdzają rzetelność wykonania.
Zapraszamy do kontaktu w celu dobrania optymalnego modelu współpracy.
Bibliografia
- “Poradnik dotyczący naruszeń ochrony danych osobowych (edycja 2025)” |
Urząd Ochrony Danych Osobowych
- “Od segregatora do utylizacji – pełna ścieżka niszczenia dokumentów” |
Mentora