Niszczenie zbędnych dokumentów stanowi podstawowy element ochrony danych, a przy okazji pomaga w utrzymaniu porządku i organizacji przestrzeni biurowej. Niestety, wiele firm przechowuje dokumenty zawierające wrażliwe dane bez odpowiedniego zabezpieczenia. Dodatkowo, nie utylizuje ich regularnie, przez co naraża się na poważne konsekwencje finansowe. Dlaczego? Bo niewłaściwe zarządzanie dokumentacją firmową może prowadzić do wycieku informacji.
Przeczytaj nasz artykuł i sprawdź, jakie dokumenty powinny być regularnie niszczone.
Dlaczego niszczenie dokumentów jest tak ważne?
Profesjonalne niszczenie dokumentów jest bardzo ważne z wielu powodów. Dokumenty firmowe często zawierają dane osobowe pracowników, klientów, a także poufne informacje handlowe. W przypadku ich niewłaściwego przechowywania lub pozbywania się, mogą trafić w niepowołane ręce. Taka sytuacja wiąże się z naruszeniem przepisów RODO i niesie za sobą ogromne (nawet milionowe) kary finansowe.
Brak odpowiedniej utylizacji dokumentów naraża więc firmy na sankcje prawne oraz utratę reputacji. Niszczenie zbędnych dokumentów to także sposób na zabezpieczenie danych historycznych i strategii biznesowych przed nieautoryzowanym dostępem. Dodatkowo, odpowiednia utylizacja dokumentów przyczynia się do zwiększenia przestrzeni biurowej, eliminując chaos związany z przechowywaniem niepotrzebnych akt.
Utylizacja dokumentów firmowych. Jakie dane podlegają obowiązkowi niszczenia?
Każda firma, niezależnie od wielkości, zobowiązana jest do ochrony przetwarzanych danych. Kompleksowe niszczenie dokumentów pozwala na bezpieczne pozbycie się informacji, które (po upływie określonego czasu) stają się zbędne.
Najczęściej spotykane typy dokumentów, które podlegają obowiązkowi niszczenia to:
- Dokumenty księgowe
Faktury, zestawienia finansowe, deklaracje podatkowe oraz sprawozdania VAT muszą zostać zniszczone po upływie okresu przechowywania wynikającego z przepisów prawa (trwającego minimum 5 lat).
- Akta osobowe pracowników
Każda firma zatrudniająca pracowników gromadzi akta osobowe, które zawierają wrażliwe dane, takie jak:
- informacje dotyczące zatrudnienia (umowy, aneksy, wypowiedzenia),
- wynagrodzenia (listy płac, wnioski o urlop),
- dane kontaktowe oraz dokumenty związane z ochroną zdrowia (orzeczenia lekarskie, zaświadczenia).
Te dane są szczególnie chronione przez przepisy RODO. Po zakończeniu współpracy z pracownikiem i upływie ustawowego okresu przechowywania (minimum 10 lat), akta te powinny być poddane skutecznemu zniszczeniu.
- Umowy z kontrahentami
Dokumenty biznesowe, w tym umowy handlowe, aneksy czy specyfikacje zawierają poufne dane, również (po zakończeniu współpracy) powinny zostać bezpiecznie zniszczone.
- Dokumentacja medyczna
Dotyczy zarówno danych pacjentów w sektorze medycznym, jak i dokumentów pracowniczych, np. badań okresowych. Niszczenie tych danych wynika wprost z RODO.
- Listy mailingowe i dane klientów
Dane kontaktowe klientów, przechowywane w ramach kampanii marketingowych, powinny zostać zutylizowane po zakończeniu akcji marketingowej (o ile klient nie wyraził osobnej zgody na dalsze działania promocyjne i udział w newsletterze).
- Nośniki danych
W firmach często pojawiają się nośniki cyfrowe (np. dyski twarde, pendrive’y). W takich przypadkach usługa niszczenia dokumentów obejmuje również demagnetyzację lub fizyczne niszczenie nośników.
Należy pamiętać, że profesjonalne niszczenie dokumentów powinno być zorganizowane w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie.
Czy bezpieczne niszczenie dokumentów musi być zgodne z DIN 66399 i RODO?
Bezpieczne niszczenie dokumentów powinno spełniać normę DIN 66399, która określa standardy utylizacji w zależności od poziomu poufności danych. Norma ta dzieli dokumenty na różne kategorie i precyzuje, jak drobno powinny zostać ziszczone, aby uniemożliwić ich odtworzenie.
Z kolei przepisy RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych) zobowiązują firmy do ochrony danych osobowych, zarówno podczas ich przetwarzania, jak i po zakończeniu ich przydatności. Nieprzestrzeganie tych wymagań może prowadzić do poważnych sankcji.
Kompleksowe niszczenie dokumentów zgodne z DIN 66399 i RODO to gwarancja bezpieczeństwa oraz dowód na odpowiedzialne podejście do ochrony danych. Właśnie dlatego wiele firm decyduje się na korzystanie z usług wyspecjalizowanych podmiotów.
Jak powinna wyglądać procedura niszczenia dokumentów? Skuteczna utylizacja dokumentów krok po kroku
Aby proces niszczenia dokumentów był skuteczny i w pełni bezpieczny, należy wdrożyć odpowiednie procedury. Poniżej przedstawiono podstawowe etapy tego procesu.
Krok 1: Gromadzenie dokumentów
Pierwszym etapem jest segregacja dokumentów, które wymagają utylizacji. Należy oddzielić te dokumenty, które wciąż są potrzebne, od tych, które utraciły swoją przydatność. Warto także oznaczyć dokumenty zawierające dane wrażliwe, które wymagają szczególnego traktowania i przechowywać je w bezpiecznym miejscu, aż do odebrania ich przez firmę zajmującą się utylizacją dokumentów.
Krok 2: Odbiór dokumentów do niszczenia
Firmy zajmujące się profesjonalnym niszczeniem dokumentów oferują usługę odbioru dokumentów bezpośrednio z siedziby klienta. W przypadku EP Dokumenty, transport odbywa się w sposób gwarantujący pełną poufność i bezpieczeństwo danych.
Krok 3: Utylizacja dokumentów fizycznych lub niszczenie nośników danych
Proces niszczenia dokumentów odbywa się przy użyciu specjalistycznych niszczarek, które spełniają normy DIN 66399. W przypadku nośników danych, stosowana jest metoda demagnetyzacji, która uniemożliwia odtworzenie danych.
Krok 4: Wystawienie certyfikatu
Na zakończenie procesu niszczenia, firma odpowiedzialna za utylizację wystawia certyfikat potwierdzający prawidłowe wykonanie usługi. Jest to ważny dokument, który może być wymagany podczas audytów.
Jakie korzyści niesie dopracowana procedura niszczenia?
Profesjonalne niszczenie dokumentów przynosi wiele korzyści. Najważniejsze z nich to:
- Dostosowanie się do regulacji prawnych – unikanie kar związanych z naruszeniem przepisów RODO.
- Ochrona danych – eliminacja ryzyka wycieku informacji poufnych.
- Optymalizacja przestrzeni – pozbycie się zbędnych dokumentów pozwala lepiej zagospodarować przestrzeń biurową.
- Oszczędność czasu i zasobów – już nie musisz poświęcać swojego czasu na zajmowanie się sprawami dotyczącymi niszczenia dokumentów. Profesjonalna firma zrobi to za Ciebie.
Szukasz firmy, która oferuje niszczenie dokumentów w Poznaniu, lub innym mieście w Polsce? Sprawdź naszą ofertę!
Jeśli poszukujesz rzetelnego partnera w zakresie utylizacji dokumentów, to jesteś we właściwym miejscu! W EP Dokumenty oferujemy kompleksowe niszczenie dokumentów i nośników danych, gwarantując przy tym pełną poufność oraz zgodność z obowiązującymi normami. Obsługujemy klientów w całej Polsce oraz umożliwiamy samodzielne dostarczenie dokumentów do punktu w Krakowie.
Nie trać czasu na samodzielne niszczenie dokumentów – zaufaj specjalistom. Niszczenie zbędnych dokumentów jeszcze nigdy nie było tak proste i bezpieczne. Sprawdź naszą ofertę i przekonaj się, jak kompleksowe rozwiązania mogą usprawnić procesy w Twojej firmie.