Jakie dokumenty należy niszczyć,

Jakie dokumenty należy niszczyć, a które można przechowywać? Praktyczny przewodnik

Wiele firm i instytucji codziennie przetwarza ogromne ilości dokumentów. Część z nich należy przechowywać przez określony czas ze względów prawnych lub podatkowych, inne natomiast wymagają trwałego usunięcia w bezpieczny sposób. Granica między tym, co należy przechować, a tym, co powinno zostać zniszczone, nie zawsze jest oczywista. Wymagający jest również sam proces niszczenia dokumentów.

W tekście znajdziesz praktyczne wskazówki, jak rozróżniać dokumenty wymagające archiwizacji od tych, które zgodnie z przepisami należy bezpiecznie zniszczyć.

Bezpieczne niszczenie dokumentów — które materiały należy usuwać zgodnie z RODO?

Proces niszczenia dokumentów wymaga rozwagi i znajomości przepisów. W pierwszej kolejności należy ustalić, czy dany dokument nie podlega obowiązkowi przechowywania.

Dokumenty zawierające dane osobowe, dane wrażliwe lub informacje finansowe powinny być objęte szczególną ochroną. Po zakończeniu ich przydatności muszą zostać zutylizowane. Zgodnie z RODO, brak odpowiedniego postępowania z takimi materiałami może skutkować wysokimi karami finansowymi.

Do dokumentów przeznaczonych do zniszczenia należą m.in.:

• stare formularze zawierające dane osobowe klientów,
• nieaktualne umowy i aneksy,
• zbędna korespondencja z informacjami poufnymi,
• kopie dokumentów tożsamości,
• zużyte karty dostępu i nośniki danych.

Efektywne niszczenie dokumentów tego typu odbywa się zgodnie z obowiązującymi przepisami i znacząco ogranicza ryzyko wycieku danych. To element odpowiedzialnego zarządzania informacją, który chroni firmę przed konsekwencjami prawnymi.

Archiwizacja dokumentów a obowiązek ich przechowywania

Przed zniszczeniem dokumentu należy sprawdzić, czy nie obowiązuje jeszcze ustawowy termin jego przechowywania. Wymogi te wynikają z różnych aktów prawnych, w tym przepisów podatkowych, rachunkowych oraz regulacji dotyczących prawa pracy.

Dokumenty księgowe zazwyczaj muszą być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego. W przypadku dokumentacji pracowniczej obowiązują znacznie dłuższe okresy – od 10 do nawet 50 lat, w zależności od daty zatrudnienia i formy przekazania danych do ZUS. Przekroczenie tych terminów bez zachowania dokumentów może wiązać się z poważnymi konsekwencjami podczas kontroli.

Przy przechowywaniu dokumentów szczególną uwagę należy zwrócić na:

• faktury VAT i rachunki,
• dokumentacja płacowa,
• ewidencja czasu pracy,
• deklaracje podatkowe.

Zachowanie tych materiałów w odpowiednim stanie i przez wymagany okres jest obowiązkiem każdej organizacji. Ich brak w trakcie kontroli może skutkować nałożeniem kar finansowych lub zarzutem utrudniania postępowania podatkowego.

Etapy niszczenia dokumentów — jak przebiega proces?

Każde kompleksowe niszczenie dokumentów powinno przebiegać według ściśle określonych procedur, które zapewniają bezpieczeństwo danych oraz zgodność z przepisami krajowymi i unijnymi. Ogromne znaczenie ma tu norma DIN 66399, która klasyfikuje poziomy bezpieczeństwa, wskazując, w jaki sposób należy przetwarzać dokumenty w zależności od ich rodzaju i wrażliwości informacji.

Proces niszczenia dokumentów powinien być zawsze przejrzysty, kontrolowany i udokumentowany. Każdy jego etap ma znaczenie, dlatego warto powierzyć go firmie oferującej kompleksowe niszczenie dokumentów i posiadającej odpowiednie zaplecze techniczne oraz procedury wewnętrzne.

Cały proces dzieli się zazwyczaj na cztery podstawowe fazy:

1. Weryfikacja — określenie, które dokumenty można usunąć. Etap ten uwzględnia wymagania prawne i wewnętrzne zasady przechowywania. W razie wątpliwości warto skorzystać z doradztwa w ramach naszej oferty.
2. Odbiór i transport — dokumenty trafiają do zabezpieczonych pojemników i są przewożone w kontrolowanych warunkach.
3. Niszczenie — materiały są przetwarzane mechanicznie lub termicznie (w zależności od rodzaju danych). Efektywne niszczenie dokumentów wymaga odpowiedniego poziomu rozdrobnienia zgodnego z DIN 66399.
4. Potwierdzenie — po zakończeniu procesu wystawiany jest certyfikat zniszczenia. To dowód zgodności z RODO i innymi przepisami.

Niszczenie dokumentów elektronicznych i nośników danych

Ochrona informacji obejmuje również dane zapisane cyfrowo. Dyski twarde, pendrive’y, płyty CD czy karty pamięci mogą zawierać wrażliwe treści, które wymagają trwałego i bezpiecznego usunięcia.

Usunięcie pliku z poziomu systemu nie gwarantuje, że dane przestaną istnieć. Do ich skutecznego zniszczenia potrzebne są specjalistyczne narzędzia lub fizyczna destrukcja sprzętu, która uniemożliwia późniejsze odzyskanie informacji.

Zdarza się również, że zużyte nośniki przez długi czas pozostają w firmowych archiwach. To ryzykowne, szczególnie gdy przechowywane dane zawierają informacje osobowe lub handlowe. Efektywne niszczenie dokumentów cyfrowych wymaga zastosowania metod potwierdzonych normami bezpieczeństwa i udokumentowania całego procesu. Jedynie takie działanie zmniejsza ryzyko naruszeń i ułatwia zachowanie zgodności z przepisami o ochronie danych.

Niszczenie dokumentów niejawnych — standardy bezpieczeństwa

Dokumenty niejawne, strategiczne czy zastrzeżone wymagają szczególnej ochrony. Ich usuwanie powinno odbywać się w ściśle kontrolowanych warunkach.

Kompleksowe niszczenie dokumentów tego typu obejmuje nadzór nad całym procesem — od momentu przejęcia dokumentów, aż po ich fizyczne zniszczenie. Wymaga to dedykowanych maszyn i specjalistycznego personelu.

W ramach świadczonych usług oferujemy niszczenie dokumentów, które spełnia wymagania dotyczące dokumentów poufnych, zgodnie z normą DIN 66399. Warto zdecydować się na współpracę, która zapewni pełną kontrolę nad utylizacją. Do najczęściej stosowanych metod należą:

• Demagnetyzacja – polega na zniszczeniu danych poprzez działanie silnym polem magnetycznym. Metoda skuteczna dla nośników magnetycznych, np. dysków HDD i taśm.
• Wypalanie nośników – proces termicznej utylizacji nośników w bardzo wysokiej temperaturze. Całkowicie niszczy strukturę materiału, uniemożliwiając jakikolwiek odzysk danych.
• Rozdrabnianie mechaniczne – fizyczne kruszenie lub cięcie nośnika na drobne fragmenty. Stosowane dla dysków, płyt CD/DVD, kart pamięci i pendrive’ów.
• Zgniatanie – mechaniczne zniekształcenie sprzętu, np. dysków twardych lub telefonów służbowych. Dodatkowa warstwa zabezpieczenia przed próbą odzysku danych.
• Nadpisywanie danych – metoda stosowana w przypadku nośników wielokrotnego zapisu. Polega na zapisywaniu przypadkowych ciągów informacji w miejsce oryginalnych danych. Skuteczna tylko przy odpowiedniej liczbie cykli.

Profesjonalne niszczenie dokumentów z EP Dokumenty

Odpowiednie zarządzanie dokumentacją wymaga znajomości przepisów i procedur. Zarówno niszczenie dokumentów papierowych, jak i niszczenie dokumentów elektronicznych musi być przeprowadzone zgodnie z obowiązującymi normami. Z EP Dokumenty cały proces niszczenia dokumentów zostanie przeprowadzony rzetelnie i bezpiecznie.

W naszej ofercie znajdziesz:

• efektywne niszczenie dokumentów każdej kategorii,
• usługi niszczenia dokumentów z odbiorem z siedziby klienta,
• kompleksowe niszczenie dokumentów papierowych i cyfrowych,

Oferujemy sprawdzone i profesjonalne rozwiązania w zakresie utylizacji i zarządzania dokumentacją. Skontaktuj się z nami już dziś!