Każda organizacja, niezależnie od branży, musi mierzyć się z wyzwaniami związanymi z efektywnym przepływem, zatwierdzaniem oraz archiwizacją dokumentów. Rozwiązania technologiczne i odpowiednio zaprojektowane procesy mogą znacząco przyczynić się do usprawnienia tego obszaru. Dokumenty zatwierdzone przez uprawnione osoby, zazwyczaj pozytywnie odbijają się na całokształcie funkcjonowania firmy. W poniższym artykule omówimy najważniejsze aspekty związane z procesem zatwierdzania dokumentów i przedstawimy praktyczne sposoby na jego optymalizację.

Zatwierdzenie dokumentu

Zatwierdzenie dokumentu to ważny etap w zarządzaniu danymi, który zapewnia prawidłowy przepływ informacji oraz utrzymanie zgodności z obowiązującymi regulacjami. Proces ten umożliwia weryfikację i akceptację dokumentów przez upoważnione osoby, przed ich ostatecznym przyjęciem do realizacji lub archiwizacją. Wdrożenie przejrzystych zasad dotyczących zatwierdzania dokumentów może również zwiększyć zaufanie klientów oraz partnerów biznesowych do firmy, gdyż świadczy o jej profesjonalizmie i odpowiedzialności.

Proces zatwierdzania dokumentów — krok po kroku

Każda organizacja powinna wdrożyć instrukcję dotyczącą zatwierdzania dokumentów. Im przejrzystsza będzie ta instrukcja, tym sprawniej odbywać się będzie pełny obieg dokumentów w firmie. Dokumenty zatwierdzone można następnie archiwizować, lub przekazywać kolejnym instytucjom (np. partnerom biznesowym, lub urzędom). Jak w takim razie powinien wyglądać prawidłowo zaprojektowany proces zatwierdzania dokumentacji w firmie?

Krok 1: Tworzenie lub przyjmowanie dokumentu

Pierwszym krokiem jest generowanie dokumentu wewnątrz organizacji lub otrzymanie go od zewnętrznego partnera.

Krok 2: Wstępna kontrola

Następnie dokument przechodzi wstępną kontrolę, która może być przeprowadzana przez osoby odpowiedzialne za jego pierwszą weryfikację. W tym etapie sprawdzana jest kompletność dokumentacji i jakość wydruku (lub skanu).

Krok 3: Dystrybucja do odpowiednich osób lub działów

Po wstępnej kontroli dokument jest dystrybuowany do osób lub działów odpowiedzialnych za dalsze zatwierdzanie dokumentów.

Krok 4: Recenzja i modyfikacje

Odbiorcy dokumentu przeglądają go pod kątem treści i dokładności. W razie potrzeby mogą zaproponować zmiany lub poprawki, które są następnie wprowadzane przez osobę lub zespół odpowiedzialny za dokument. Dokumenty zatwierdzone na tym etapie, są już ostateczną wersją, która zostanie przekazana osobie upoważnionej.

Krok 5: Ostateczne zatwierdzenie

Po dokonaniu wszelkich wymaganych modyfikacji dokument jest ponownie przesyłany do ostatecznej weryfikacji. Ostateczne zatwierdzenie dokumentu jest zazwyczaj wykonane przez osoby o najwyższych uprawnieniach w danej materii lub przez dyrektora działu.

Krok 6: Archiwizacja

Dokumenty zatwierdzone są odpowiednio archiwizowane w systemach elektronicznych lub fizycznych. Taka procedura zapewnia łatwy dostęp i odzyskiwanie danych w przyszłości.

Czy seryjne zatwierdzanie dokumentów ma sens?

Seryjne zatwierdzanie dokumentów może być odpowiedzią na potrzeby organizacji o wysokim obrocie dokumentacji. Taki sposób przetwarzania danych pozwala na szybsze przeprowadzenie wielu operacji zatwierdzania w jednej chwili. Jest to szczególnie przydatne w okresach wzmożonej działalności, na przykład pod koniec miesiąca, lub roku fiskalnego. Warto jednak pamiętać o ryzykach związanych z możliwością przeoczenia istotnych szczegółów przy masowym przetwarzaniu informacji. Zastosowanie odpowiednich narzędzi do monitorowania i weryfikacji może znacznie ograniczyć te ryzyka, zwiększając efektywność całego procesu.

Elektroniczne zatwierdzanie dokumentów

Elektroniczne zatwierdzanie dokumentów to coraz bardziej popularne rozwiązanie, które oferuje znaczące korzyści. Redukcja papierologii, szybszy dostęp do dokumentów oraz ich łatwiejsze archiwizowanie, to tylko niektóre z zalet wykorzystywania techniki w obrocie dokumentacją w firmie. Systemy takie integrują często funkcje weryfikacji tożsamości i pozwalają na zdalne zarządzanie procesami. Takie rozwiązanie jest nieocenione zwłaszcza w rozproszonych organizacjach czy w pracy zdalnej.

Sposoby na usprawnienie procesu zatwierdzania dokumentu

Aby usprawnić proces zatwierdzania dokumentów, warto zintegrować system IT, który zapewni płynność danych między różnymi działami i aplikacjami. Polecamy również wdrożyć:

• Podpisy elektroniczne
  Implementacja podpisów elektronicznych znacznie przyspiesza proces ich zatwierdzania, eliminując potrzebę fizycznego przekazywania dokumentów między osobami i działami. Podpisy te są prawnie wiążące i mogą być stosowane w różnych rodzajach dokumentów, co również poprawia bezpieczeństwo przechowywanych danych.
• Centralny system zarządzania dokumentami
  Użycie centralnego systemu do zarządzania dokumentami umożliwia łatwe wyszukiwanie, dostęp i zarządzanie dokumentacją w jednym miejscu.
• Automatyzacja workflow
  Automatyzacja procesów workflow pozwala na zdefiniowanie konkretnych ścieżek, jakimi dokumenty mają podążać w organizacji. Można ustalić z góry, kto i w jakiej kolejności powinien je zatwierdzić, co usprawnia proces i minimalizuje ryzyko opóźnień czy błędów.
• Inteligentne formularze i szablony
  Korzystanie z inteligentnych formularzy i szablonów, które automatycznie wypełniają się danymi użytkownika i zgodnie z określonymi parametrami, może redukować czas potrzebny na przygotowanie dokumentów do zatwierdzenia i zwiększać ich spójność.

Dzięki takim działaniom zwiększysz efektywność procesów w Twojej firmie oraz podniesiesz bezpieczeństwo zarządzania ważnymi dokumentami.