Czym różni się profesjonalne niszczenie dokumentów od zwykłej niszczarki?
W wielu firmach kwestia niszczenia dokumentów sprowadza się do ustawienia niewielkiej niszczarki w kącie biura. To błąd, który może kiedyś sporo kosztować. Mechaniczna niszczarka sprawdza się bowiem przy drobnych porządkach, ale nie zapewnia realnego bezpieczeństwa. Dokumenty zawierające dane osobowe, informacje finansowe czy zapisy korespondencji wymagają trwałego i potwierdzonego usunięcia – zgodnego z normami oraz przepisami prawa.
Jaka jest więc różnica między profesjonalnym niszczeniem dokumentów a używaniem biurowej niszczarki? Przeczytaj nasz artykuł i poznaj odpowiedź!
Profesjonalne niszczenie dokumentów a domowe niszczarki – czym się różnią?
Podstawowa różnica dotyczy poziomu bezpieczeństwa. Profesjonalna usługa niszczenia dokumentów przebiega zgodnie z normą DIN 66399, która określa wymagania dotyczące sposobu niszczenia w zależności od poziomu poufności danych. Urządzenia biurowe nie spełniają tych standardów. Ich użycie ogranicza się zazwyczaj do cięcia dokumentów na paski (ewentualnie grubsze ścinki), które można odtworzyć przy odrobinie wysiłku.
Poza tym, profesjonalne niszczenie dokumentów to nie tylko utylizacja papierowych akt. To także kompleksowe usuwanie danych zapisanych na nośnikach cyfrowych, np. dyskach twardych, płytach CD czy taśmach magnetycznych. Trwałe zniszczenie danych zapisanych na nośnikach cyfrowych jest praktycznie niemożliwe w biurowych warunkach.
Gdy zlecasz utylizację danych profesjonalistom, cały proces przebiega według ściśle określonych procedur i jest w pełni udokumentowany. Po zakończeniu otrzymujesz certyfikat zniszczenia, potwierdzający, że usługa została wykonana zgodnie z obowiązującymi standardami bezpieczeństwa.
Niszczenie dokumentów elektronicznych i nośników danych – czego wymaga prawo?
Rozwój technologii sprawił, że większość informacji firmowych przechowywana jest dziś w formie cyfrowej. Dane osobowe trafiają na dyski twarde, serwery, lub pendrive’y. Ich niewłaściwe usunięcie może prowadzić do poważnych naruszeń przepisów o ochronie danych, a w skrajnych przypadkach – do odpowiedzialności cywilnej i karnej.
Zgodnie z aktualnymi wymogami prawnymi, administrator danych zobowiązany jest do zapewnienia odpowiednich środków, które gwarantują bezpieczeństwo przetwarzanych danych – również podczas ich usuwania. Proste skasowanie plików nie spełnia tego wymogu, ponieważ takie informacje można bardzo łatwo odzyskać przy użyciu ogólnodostępnych narzędzi.
Dlatego bezpieczna utylizacja dokumentów elektronicznych powinna przebiegać w całkowicie nieodwracalny sposób. Profesjonalne firmy stosują w tym celu demagnetyzację, która całkowicie usuwa zapis z powierzchni nośnika, a także fizyczną destrukcję – najczęściej poprzez rozdrabnianie urządzeń do poziomu uniemożliwiającego rekonstrukcję danych. Tylko w ten sposób możliwe jest bezpieczne niszczenie danych zgodne z wymogami prawa.
Etapy niszczenia dokumentów – jak wygląda profesjonalny proces niszczenia?
Każda profesjonalna usługa niszczenia dokumentów rozpoczyna się od audytu lub wywiadu z klientem. Na tej podstawie ustala się zakres działań, typ dokumentów oraz ich ilość. Następnie planowany jest transport – dokumenty mogą być odebrane przez firmę lub dostarczone samodzielnie do punktu.
Sam proces niszczenia dokumentów przebiega wieloetapowo.
- W pierwszym etapie następuje ich identyfikacja i sklasyfikowanie według poziomu poufności.
- Następnie stosowane są urządzenia rozdrabniające (dobrane odpowiednio do danego poziomu DIN). W przypadku niszczenia nośników danych stosuje się dodatkowo demagnetyzację, która skutecznie usuwa zapisane informacje z powierzchni dysku lub taśmy.
- Na zakończenie klient otrzymuje potwierdzenie wykonania usługi, w tym szczegółowy raport oraz certyfikat zniszczenia.
Cały proces niszczenia dokumentów przebiega zgodnie z wymogami prawnymi i normami dotyczącymi bezpiecznej utylizacji dokumentów.
Bezpieczne niszczenie danych – dlaczego warto zaufać profesjonalistom?
Standardowa niszczarka biurowa jedynie pozornie rozwiązuje problem. Urządzenia tego typu często pozostawiają fragmenty tekstu, które można stosunkowo łatwo odtworzyć.
Profesjonalne bezpieczne niszczenie danych to znacznie więcej niż samo rozdrobnienie dokumentu. To spójny system zabezpieczeń na każdym etapie procesu przechowywania, odbioru, transportu i utylizacji danych. Doświadczone firmy wykorzystują zaplombowane pojemniki, specjalistyczny transport oraz urządzenia spełniające normy bezpieczeństwa. Każdy etap podlega kontroli i jest odpowiednio udokumentowany.
Współpraca z firmą zewnętrzną, która realizuje bezpieczną utylizację dokumentów, znacząco ogranicza ryzyko związane z obiegiem informacji poufnych. Dodatkowo odciąża zespół wewnętrzny z obowiązku organizowania i nadzorowania całego procesu.
Najważniejsze zalety korzystania z profesjonalnych usług niszczenia dokumentów:
- gwarancja zgodności z przepisami RODO i normą DIN 66399,
- minimalizacja ryzyka wycieku danych poufnych,
- wydanie formalnego certyfikatu zniszczenia,
- eliminacja konieczności zakupu kosztownych urządzeń,
- redukcja kosztów związanych z obsługą procesu niszczenia dokumentów (czasem pracy, logistyką),
- większe bezpieczeństwo niż w przypadku samodzielnego zarządzania procesem,
- ekologiczne podejście poprzez recykling materiałów poufnych.
Koszt niszczenia dokumentów – co wpływa na cenę profesjonalnej usługi?
Cena profesjonalnej usługi niszczenia dokumentów zależy od wielu zmiennych. Istotna jest przede wszystkim ilość materiałów przeznaczonych do utylizacji – większe partie obniżają koszt jednostkowy. Równie duże znaczenie ma rodzaj dokumentów. Inaczej wycenia się zniszczenie papierowych akt, inaczej nośników cyfrowych czy mieszanych archiwów zawierających dane w różnych formatach.
Na koszt wpływa także sposób realizacji. Część firm decyduje się na mobilne niszczenie dokumentów, które odbywa się bezpośrednio w siedzibie klienta. Taki model współpracy umożliwia stały nadzór nad procesem oraz natychmiastowe potwierdzenie wykonania usługi w postaci certyfikatu zniszczenia. To rozwiązanie, które zapewnia wygodę, oszczędność czasu i pełne bezpieczeństwo.
Wbrew pozorom, samodzielne niszczenie w biurze nie jest rozwiązaniem bezkosztowym. Zakup i serwis profesjonalnej niszczarki, czas poświęcony przez pracowników, a także ryzyko błędnego lub niewystarczającego zniszczenia dokumentów generują ukryte koszty, które mogą nieoczekiwanie nadszarpnąć budżet.
Z perspektywy organizacji, bezpieczna utylizacja dokumentów realizowana przez zewnętrzną firmę to najbezpieczniejsze rozwiązanie. Chroni przed stratami finansowymi i wizerunkowymi, jakie może wywołać nieprawidłowe postępowanie z materiałami poufnymi.
Zadbaj o bezpieczeństwo z EP Dokumenty – profesjonalne niszczenie dokumentów i nośników danych
Poufne informacje wymagają szczególnej ochrony – również wtedy, gdy kończy się ich przydatność. Właściwie zaplanowany proces niszczenia dokumentów pozwala uniknąć ryzyka związanego z wyciekiem danych, naruszeniem przepisów RODO i utratą reputacji. Właśnie dlatego warto powierzyć to zadanie specjalistom, którzy dbają o każdy szczegół.
W EP Dokumenty oferujemy kompleksowe usługi bezpiecznego niszczenia danych. Działamy na terenie Małopolski i Śląska, zapewniając sprawny odbiór materiałów, szybkie terminy i możliwość nadzoru nad całym procesem. Każde zlecenie realizujemy z najwyższą starannością, a po zakończeniu procedury wystawiamy certyfikat zniszczenia.
Zapraszamy do kontaktu!