Po jakim czasie można zniszczyć dokumenty firmowe? Przewodnik po okresach przechowywania archiwów
Stosy segregatorów, przepełnione szafy, a Ty nie wiesz, czy możesz już wyrzucić stare faktury sprzed 10 lat? Spokojnie! Nie jesteś sam!
Przepisy dotyczące przechowywania dokumentów firmowych potrafią być skomplikowane, a błędy w tym zakresie mogą sporo kosztować. Nic więc dziwnego, że wielu przedsiębiorców po prostu gubi się w całej procedurze.
W tym poradniku w prosty sposób tłumaczymy okresy przechowywania dokumentów oraz wyjaśniamy, których akt nie wolno niszczyć.
Porządki w archiwum – kiedy zgodnie z prawem można pozbyć się dokumentów?
Formalne usuwanie dokumentów wymaga znajomości terminów ich przechowywania. Przepisy prawa dokładnie określają, jak długo firma musi posiadać określone rodzaje akt, zanim będzie mogła je bezpiecznie usunąć.
Okresy przechowywania dokumentów różnią się w zależności od ich charakteru – inne terminy dotyczą księgowości, a inne akt pracowniczych czy umów cywilnych. Celem tych regulacji jest zapewnienie możliwości kontroli przez organy podatkowe, sądy i instytucje ubezpieczeniowe oraz ochrona interesów pracowników, bądź kontrahentów.
Dokumentacja księgowa i podatkowa | zasada 5 lat
Najczęściej spotykane w firmach dokumenty to te związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych oraz ewidencjonowaniem obrotów i kosztów. Archiwizacja dokumentów księgowych obejmuje przede wszystkim:
- faktury sprzedaży i zakupu,
- zapisy ksiąg rachunkowych,
- zestawienia obrotów i sald,
- dowody kasowe.
Zgodnie z przepisami podatkowymi i rachunkowymi, takie materiały trzeba przechowywać przez pięć lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku wynikający z deklaracji.
[Przykładowo]
Faktury z roku 2023 (nieważne czy ze stycznia, czy z grudnia) należy zachować do końca roku 2028.
Taki sposób liczenia zapewnia organom kontrolnym możliwość weryfikacji poprawności rozliczeń za cały wymagany okres.
Akta pracownicze i ZUS – rewolucja w przepisach
Akta pracownicze to inny typ materiałów, które podlegają specyficznym zasadom przechowywania. Do niedawna większość akt personalnych musiała być archiwizowana przez 50 lat. Tak długi czas przechowywania wynikał z konieczności udokumentowania uprawnień emerytalnych i świadczeń pracowniczych. Jednakże zmiany w przepisach, w tym tzw. raporty ZUS RIA, wprowadziły podział na różne okresy w zależności od rodzaju dokumentów w aktach osobowych.
Podział dokumentacji pracowniczej według okresów przechowywania porządkuje firmowe archiwum oraz ogranicza nadmierne gromadzenie akt bez aktualnej wartości dowodowej. Zmiany wprowadziły:
- obowiązek przechowywania dokumentacji związanej z ustalaniem praw do świadczeń ZUS przez 50 lat,
- obowiązek przechowywania dokumentacji dotyczącej przebiegu zatrudnienia oraz dokumentacji obejmującej umowy o pracę przez 10 lat,
- konieczność przeprowadzenia firmowej analizy zakresu akt w celu prawidłowego przypisania dokumentów pracowniczych do właściwych okresów archiwizacji.
Zmiany te mają istotne znaczenie praktyczne. Umożliwiają efektywniejsze zarządzanie dokumentami przy jednoczesnym zabezpieczeniu interesów pracowników i zapewnieniu zgodności z regulacjami ZUS oraz prawa pracy.
Inne dokumenty (umowy, roszczenia cywilne)
Poza księgowością i aktami kadrowymi, firmy gromadzą także inne typy dokumentów. Umowy handlowe czy cywilne często stanowią podstawę ewentualnych roszczeń lub sporów sądowych. Z tego powodu ustawodawstwo wskazuje, że takie dokumenty, których roszczenia mogą się przedawnić, należy archiwizować przez okres odpowiadający terminowi przedawnienia. Zazwyczaj jest to pięć lat od daty, w której roszczenie mogło zostać zgłoszone.
Dłuższe terminy dotyczą sytuacji, w których umowa zawiera szczególne zobowiązania, np. gwarancje lub rękojmie, bo mogą one powodować wydłużenie terminu zgłoszenia roszczeń. Przed brakowaniem dokumentacji handlowej, przedsiębiorstwo powinno więc przeprowadzić dokładną analizę, czy istnieje ryzyko późniejszych roszczeń cywilnych. Jeśli tak, akta muszą pozostać w archiwum do czasu upływu takiego ryzyka.
Praktyczne wskazówki dotyczące porządkowania dokumentacji
Planowanie, segregowanie i brakowanie dokumentów warto przeprowadzić według określonych zasad. Przygotowaliśmy dla Ciebie kilka praktycznych wskazówek, które ułatwiają cały proces.
- identyfikuj dokumenty według typu i terminu przechowywania – osobno księgowe, kadrowe, umowy,
- oznaczaj rok powstania dokumentu i termin archiwizacji – w ten sposób ograniczysz ryzyko pomyłek w przyszłości,
- regularnie weryfikuj archiwum – co rok przeprowadzaj przegląd akt i przygotuj materiały do brakowania zgodnie z obowiązującymi terminami,
- stosuj bezpieczne procedury usuwania danych – papierowe akta kieruj do profesjonalnego niszczenia, a dane elektroniczne zabezpieczaj lub trwale usuwaj,
- dokumentuj przebieg porządkowania archiwum – zapis czynności w formie protokołu porządkuje proces oraz zabezpiecza firmę na wypadek kontroli.
Takie działania pomagają zachować porządek i dostosować się do regulacji prawnych. Listę kategorii dokumentów przed usunięciem warto sporządzić w formie tabeli lub rejestru. Taki zapis ułatwia późniejsze kontrole i ewentualne audyty.
Co zrobić po upływie terminu? Obowiązek trwałego zniszczenia danych
Gdy minie okres, po którym można zniszczyć dokumenty firmowe, należy je bezpiecznie usunąć. Zgodnie z przepisami ochrony danych osobowych (RODO), nawet przestarzałe dane muszą zostać zniszczone w sposób wykluczający ich późniejsze odtworzenie lub ujawnienie osobom nieuprawnionym.
Zwykłe wyrzucenie akt do kosza jest niedopuszczalne i może zostać surowo ukarane.
Proces trwałego zniszczenia danych obejmuje kilka etapów:
- selekcję dokumentów przeznaczonych do usunięcia zgodnie z wcześniej ustalonymi okresami przechowywania,
- zastosowanie profesjonalnych metod niszczenia papieru oraz utylizację zgodną z wymogami ochrony środowiska,
- certyfikację wykonania usługi, potwierdzającą trwałe oraz bezpowrotne usunięcie dokumentów,
- bezpieczne usunięcie danych elektronicznych poprzez nadpisanie lub trwałe skasowanie danych z nośników cyfrowych.
Profesjonalne usuwanie dokumentów zmniejsza ryzyko naruszenia danych i wspiera działania przedsiębiorstwa w dostosowaniu się do wymogów prawnych.
EP Dokumenty – rozwiązania w zakresie bezpiecznego i ekologicznego niszczenia archiwów
Trwałe niszczenie dokumentacji po zakończeniu okresów archiwizacji stanowi obowiązek prawny oraz element odpowiedzialnego zarządzania informacją w firmie. Kontrolowany proces zabezpiecza dane osobowe przed nieuprawnionym ujawnieniem oraz ogranicza ryzyko sankcji administracyjnych. Przekazywana dokumentacja papierowa trafia do recyklingu, wspierając działania środowiskowe.
Taką obsługę realizujemy w EP Dokumenty w ramach usług brakowania dokumentacji oraz niszczenia akt firmowych. Posiadamy wieloletnie doświadczenie w realizacji usług archiwalnych dla przedsiębiorstw, a wszystkie realizowane przez nas procesy przebiegają zgodnie z wymaganiami prawa. Dbamy o zachowanie najwyższych standardów ochrony danych osobowych.
Twoje archiwum pęka w szwach?
Sprawdź daty i zleć nam bezpieczne niszczenie.