Odpowiednie zarządzanie dokumentacją w firmie to nie tylko kwestia porządku, ale przede wszystkim — bezpieczeństwa danych. Dokumenty zawierające poufne informacje, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, muszą być traktowane z najwyższą starannością. Ten wymóg dotyczy również sytuacji, gdy przestają już być użyteczne i trzeba się ich pozbyć.
Kompleksowe niszczenie dokumentów to podstawowy element polityki ochrony danych, który pozwala firmom skutecznie eliminować ryzyko wycieku informacji oraz spełniać wymogi prawne. Sprawdź, jak zadbać o dane w systemie pracy hybrydowej i zdalnej.
Niszczenie dokumentów – podstawa prawna
Kompleksowe niszczenie dokumentów wynika z przepisów prawa, w tym (RODO) oraz krajowych regulacji dotyczące archiwizacji i zarządzania danymi. Dokumenty zawierające dane osobowe, informacje finansowe czy strategiczne muszą być usuwane w sposób uniemożliwiający ich odtworzenie. Nieprzestrzeganie tych zasad może skutkować poważnymi konsekwencjami — m.in. wysokimi karami finansowymi i utratą zaufania klientów.
Jakie dokumenty należy niszczyć?
Nie wszystkie dokumenty w firmie muszą zostać profesjonalnie zniszczone, jednak wiele z nich zawiera wrażliwe informacje, które mogą narazić przedsiębiorstwo na problemy. Które dokumenty powinny zostać poddane procesowi niszczenia dokumentów?
- Dokumenty zawierające dane osobowe (np. imiona, nazwiska, adresy, numery PESEL czy inne informacje identyfikujące).
- Dokumenty księgowe i podatkowe (faktury, raporty finansowe, deklaracje podatkowe).
- Dokumenty operacyjne i strategiczne (np. raporty, umowy handlowe).
Jak przeprowadzić kompleksowe niszczenie dokumentów księgowych?
Dokumenty księgowe to wszystkie materiały związane z finansami firmy — przede wszystkim faktury, deklaracje podatkowe, listy płac, wyciągi bankowe czy sprawozdania finansowe.
Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym zostały sporządzone. Po tym okresie powinny przejść proces niszczenia dokumentów i zostać zutylizowane. Nieprzestrzeganie tych zasad grozi karami finansowymi oraz problemami podczas audytów.
Jak niszczyć dokumenty księgowe?
Kompleksowe niszczenie dokumentów powinno obejmować segregację dokumentów, zapakowanie ich w bezpieczne pojemniki oraz przekazanie do profesjonalnej firmy, która zajmuje się utylizacją danych.
Jak przeprowadzić niszczenie dokumentów firmowych?
Dokumenty firmowe obejmują umowy z klientami, protokoły zebrań, raporty, plany strategiczne i inne materiały zawierające poufne dane. Ich niewłaściwe przechowywanie lub nieprofesjonalne zniszczenie, może prowadzić do kar finansowych i utraty zaufania klientów.
Jak powinno wyglądać profesjonalne niszczenie dokumentów firmowych?
Podobnie jak w przypadku dokumentów księgowych, warto skorzystać z usług wyspecjalizowanej firmy. Usługi kompleksowego niszczenia dokumentów oferują bezpieczne usunięcie danych w zgodzie z obowiązującymi normami.
Procedura niszczenia dokumentów. Etapy niszczenia dokumentów
Proces niszczenia dokumentów składa się z kilku etapów, które należy przeprowadzić z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa. Główne etapy całego procesu to:
- sortowanie dokumentów,
- pakowanie,
- transport,
- niszczenie,
- wystawienie certyfikatu (po zakończeniu procesu firma niszcząca wydaje certyfikat potwierdzający przeprowadzenie usługi zgodnie z obowiązującymi przepisami).
Przygotowanie dokumentów do zniszczenia
Przygotowanie dokumentów to najważniejszy etap, który zapewnia sprawny przebieg całego procesu. W tym celu warto pamiętać o kilku zasadach:
- Usuń zszywki, spinacze i inne metalowe elementy, które mogą uszkodzić niszczarki.
- Upewnij się, że dokumenty są odpowiednio posegregowane według rodzajów danych.
- Zapakuj dokumenty w odpowiednie worki lub kontenery, dostarczone przez firmę.
Odbiór dokumentów do niszczenia
Odbiór dokumentów to kolejny ważny element zapewniający wygodę i bezpieczeństwo klientów. Profesjonalna firma powinna zorganizować odbiór w wyznaczonym przez klienta miejscu, dokumentując całą procedurę protokołem.
Transport dokumentów
Transport dokumentów do miejsca ich utylizacji wymaga specjalistycznych rozwiązań. Zaplombowane kontenery oraz przystosowane pojazdy minimalizują ryzyko dostępu niepowołanych osób do poufnych danych. podczas przewozu.
W EP Dokumenty oferujemy kompleksową obsługę całego procesu.
Utylizacja dokumentów firmowych
Proces niszczenia dokumentów to ważny element zarządzania danymi w przedsiębiorstwie. Dokumenty, zarówno papierowe, jak i elektroniczne, mogą zawierać wrażliwe informacje, których ujawnienie wiąże się z ryzykiem utraty reputacji, naruszenia przepisów prawa, czy utraty przewagi konkurencyjnej. Dlatego proces ich niszczenia powinien być zrealizowany z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa i zgodnie z obowiązującymi normami.
Niszczenie dokumentów papierowych
Dokumenty papierowe są niszczone przy użyciu certyfikowanych urządzeń, które zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa. Przykładem są niszczarki przemysłowe, które rozdrabniają dokumenty na drobne kawałki, uniemożliwiając ich późniejsze odtworzenie.
Niszczenie dokumentów elektronicznych
W przypadku nośników elektronicznych (m.in. dysków twardych, pendrive’ów, czy taśm magnetycznych, konieczne są specjalistyczne procedury. Najpopularniejsze z nich to demagnetyzacja oraz fizyczne zniszczenie.
Demagnetyzacja usuwa dane poprzez zniekształcenie ich struktury, a fizyczne zniszczenie polega na mechanicznym uszkodzeniu nośnika, czyniąc go całkowicie bezużytecznym.
RODO a praca hybrydowa: Bezpieczne niszczenie dokumentów w erze pracy zdalnej
Praca hybrydowa i zdalna stawiają przed przedsiębiorstwami nowe wyzwania związane z ochroną danych osobowych i zarządzaniem dokumentacją. RODO nakłada na firmy obowiązek zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych, niezależnie od miejsca ich przetwarzania. W przypadku pracy hybrydowej dokumenty powinny być więc przechowywane w bezpiecznym i zabezpieczonym miejscu (najlepiej w archiwum, bądź biurze), a nie w mieszkaniu pracownika.
W erze pracy zdalnej dane są często przetwarzane poza siedzibą firmy. Nie zmienia to jednak faktu, że dokumenty papierowe oraz elektroniczne muszą zostać zutylizowane w sposób, który uniemożliwia ich odtworzenie. Wychodząc naprzeciw nowym oczekiwaniom — oferujemy rozwiązania dostosowane do specyfiki pracy hybrydowej, w tym odbiór dokumentów z różnych lokalizacji oraz certyfikowane niszczenie nośników danych.
Profesjonalne niszczenie dokumentów – usługi niszczenia dokumentów
Korzystanie z usług profesjonalnej firmy to gwarancja bezpiecznego i skutecznego usunięcia niepotrzebnych dokumentów oraz nośników danych. Przekazanie tego zadania specjalistom eliminuje konieczność inwestowania w drogi sprzęt czy angażowania pracowników w czasochłonne szkolenia. Dzięki kompleksowemu podejściu, każda firma może skupić się na swojej podstawowej działalności, pozostawiając zarządzanie dokumentacją w rękach ekspertów.
Skontaktuj się z nami, by dowiedzieć się więcej o naszych usługach i wybrać rozwiązanie najlepiej odpowiadające Twoim potrzebom.