Dokumentacja księgowa stanowi kluczowy element w prawidłowym funkcjonowaniu rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w firmie. Jej przechowywanie jest nieodzowne dla ciągłości działalności, zgodności z przepisami oraz utrzymania spójności finansowej. Poniżej przedstawiamy kluczowe informacje na temat metod i okresu przechowywania dokumentacji księgowej!
Czym jest dokumentacja rachunkowa?
Dokumentacja rachunkowa to kompleks dokumentów umożliwiający utrzymanie przejrzystości finansowej w przedsiębiorstwie. Obejmuje faktury, wyciągi bankowe, umowy i deklaracje podatkowe, które pełnią istotną rolę w systemie księgowym, umożliwiając kontrolę i analizę sytuacji finansowej.
Jak przechowywać dokumentację księgową?
Zgodnie z prawem, dokumenty księgowe mogą być przechowywane w siedzibie firmy lub w oddzielnym miejscu, zgłaszanym do Urzędu Skarbowego. Archiwum powinno być zabezpieczone przed uszkodzeniem, utratą i nieuprawnionym dostępem. Fizyczne zabezpieczenia mogą obejmować na przykład pomieszczenia z zamkiem, alarmem i kontrolą dostępu, z dodatkową ochroną przed pożarem i zalaniem.
Przechowywanie dokumentacji poza firmą
W przypadku braku odpowiednich warunków w firmie, istnieje opcja skorzystania z usług firm specjalizujących się w przechowywaniu dokumentacji zewnętrznej. Takie przedsiębiorstwa oferują zabezpieczenie, kontrolę dostępu i mogą wspomagać w procesie digitalizacji dokumentów.
Okres przechowywania dokumentów księgowych
Przepisy prawa określają okres przechowywania dokumentów księgowych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości w Polsce, księgi rachunkowe należy przechowywać przez 5 lat od końca roku obrotowego, w którym zostały sporządzone. Niektóre akta, np. umowy czy dokumenty podatkowe, mogą wymagać dłuższego przechowywania zgodnie z innymi przepisami.
Przechowywanie dokumentacji związanej z ZUS jest uregulowane przepisami prawnymi, szczególnie art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W myśl tego przepisu, kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych z ZUS, wraz z ewentualnymi korektami, powinny być przechowywane przez płatnika składek przez okres 5 lat od daty przekazania, czy to w formie dokumentu pisemnego, czy elektronicznego. Obowiązek ten obejmuje deklaracje ZUS od 1 stycznia 2012 roku, wcześniejsze dokumenty z lat przed tą datą podlegają przechowywaniu przez 10 lat.
W przypadku dokumentacji kadrowej, zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, pracodawca zobowiązany jest do przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy, takich jak listy płac, ewidencje czasu pracy czy karty przydziału odzieży i obuwia roboczego. Te dokumenty powinny być przechowywane w warunkach zapewniających ochronę przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Co do dokumentów związanych z emeryturami i rentami z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach, płatnik składek musi przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń lub inne dokumenty potwierdzające podstawę wymiaru emerytury lub renty przez okres aż 50 lat od zakończenia pracy przez ubezpieczonego u danego płatnika.
Wreszcie, okres przechowywania akt osobowych reguluje art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, który określa go na 50 lat, zgodnie z zapisami dotyczącymi pozostałych dokumentów pracowniczych.
Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej
Coraz popularniejszą formą przechowywania dokumentów księgowych jest forma elektroniczna. Warto jednak zadbać o bezpieczeństwo bazy danych, wykonując regularne kopie zapasowe. Wykorzystanie nowoczesnych technologii, takich jak digitalizacja dokumentów, może ułatwić proces przechowywania i udostępniania informacji, jednocześnie przyczyniając się do ochrony środowiska.
Przechowywanie dokumentów z księgowości – jak długo?
Jak niszczyć dokumenty księgowe?
Jeżeli zdecydujesz się na niszczenie dokumentów, zawsze warto skorzystać z usług profesjonalnej firmy specjalizującej się w tym obszarze. Fachowe podejście do procesu niszczenia dokumentów gwarantuje skuteczność oraz pełne bezpieczeństwo w zakresie ochrony poufnych informacji. Profesjonalne firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów stosują zaawansowane technologie, spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa, a także zapewniają pełną zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi. Dzięki temu masz pewność, że proces niszczenia dokumentów odbywa się zgodnie z normami branżowymi, eliminując ryzyko nieuprawnionego dostępu do informacji. To skuteczne i bezpieczne rozwiązanie, które warto rozważyć w trosce o ochronę danych oraz zgodność z przepisami dotyczącymi przetwarzania informacji poufnych.