Od czasów starożytnych wiadomo, że niezawodnym sposobem na pozbycie się informacji jest zniszczenie jej wraz z nośnikiem. Tysiące lat temu ludzie nie mieli tak zaawansowanej technologii jak my dzisiaj, dlatego stosowali różne metody, w tym moczenie papieru w wodzie, zamazywanie danych, czy palenie. Ta ostatnia metoda używana jest do dziś, pozostaje tylko pytanie – czy na pewno jest dobrym rozwiązaniem?
Palenie dokumentów firmowych – wady i zalety
Zniszczenie dokumentów poprzez ich spalanie jest od wielu lat najpowszechniejszą metodą niszczenia dokumentów papierowych. Główną jej zaletą jest fakt, że jest prosta, a prawidłowo stosowana gwarantuje skuteczne zniszczenie wszystkich informacji.
Ma jednak poważne wady — niszczenie dokumentów w dużej ilości wymaga nakładu czasu i czujności. Papier wprawdzie dobrze się pali, ale w przypadku stosów akt, książek lub kartonów może nie spalić się całkowicie.
Jeśli chcesz niszczyć dokumenty w ten sposób, warto zrobić to w kontrolowanych warunkach i wyłącznie w miejscach, do którego nie mają dostępu osoby trzecie. Pamiętaj, o tym szczególnie gdy dokumenty zawierają poufne informacje.
Umieszczenie ich w rozpalonym ognisku jest niezwykle ryzykowne. Wiatr może bowiem roznieść nadpalony papier po okolicy, zanieczyszczając środowisko i udostępniając zawarte na nim dane dla osób niepowołanych.
Czy proces niszczenia dokumentów poprzez palenie jest zgodny z prawem?
Ustawa o ochronie danych osobowych nie nakazuje bezpośrednio sposobu, w jaki powinna odbywać się utylizacja dokumentów. Od samej metody ważniejszy jest fakt uniemożliwienia odtworzenia danych z nośnika. Nie oznacza to jednak, że niszczenie dokumentów poprzez spalenie jest zawsze dobrym rozwiązaniem.
Przede wszystkim należy pamiętać o obowiązkach administratora danych, czyli np. firmy. Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, musi on zapewnić odpowiednie środki organizacyjne i techniczne przechowywania dokumentacji oczekującej na zniszczenie.
W związku z powyższym, w każdej siedzibie firmy powinno znajdować się miejsce na składowanie akt, które jest dobrze zabezpieczone przed dostępem osób postronnych. W przypadku dokumentacji małych, jednoosobowych firm może okazać się to nieco problematyczne. Inną kwestią jest transport danych przeznaczonych do zniszczenia, który również stanowi niemałe wyzwanie.
Jeśli chcesz niszczyć dokumenty na własną rękę, warto przygotować odpowiednie protokoły przekazania akt. Oznacza to konieczność dopełnienia dodatkowych formalności i poświęcenia czasu na niszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Niszczenie dokumentów przy pomocy domowego pieca — ryzyko
Jeżeli uda się dochować procedur związanych z odpowiedzialnym niszczeniem dokumentów, pozostaje znaleźć efektywny sposób ich spalenia. Najczęściej palone są w domowym piecu lub przy wykorzystaniu nieefektywnych i ryzykownych metod, np. w ognisku na działce. Jak już wspomnieliśmy wcześniej, wiatr może rozwiać dokumenty, które nie zostały do końca spalone. To wszystko naraża firmę na utratę wizerunku i kary finansowe.
Ostatecznie większość przedsiębiorstw decyduje się powierzyć zalegające akta firmom, które zajmują się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Okazuje się to nie tylko tańsze, ale też bezpieczniejsze i zdecydowanie mniej ryzykowne.
Pamiętaj o tych zasadach przed niszczeniem dokumentów!
Jeśli mimo wszystko zdecydujesz się niszczyć dokumenty poprzez spalenie, warto zastosować się do kilku wytycznych:
- Bezpieczeństwo — upewnij się, że palisz dokumenty w bezpiecznym i kontrolowanym środowisku, z dala od łatwopalnych materiałów, takich jak suche liście, papierowe opakowania czy substancje łatwopalne. Najlepiej zrobić to w przeznaczonym do tego pomieszczeniu.
- Protokoły i komisja – spisz protokół o zniszczeniu dokumentów i zbierz podpisy wszystkich osób, które towarzyszą Ci podczas palenia. Pozwoli to uniknąć ewentualnych problemów w przypadku kontroli.
- Mieszanie z innymi materiałami — jeśli planujesz spalić dokumenty, zaleca się ich mieszanie z innymi materiałami, takimi jak suchy papier o charakterze niepoufnym. Ma to na celu uniemożliwienia odtworzenia danych. Możesz również rozważyć dodanie drewna lub innego materiału do spalenia, aby zapewnić lepszą kontrolę nad całym procesem.
- Ostrożność — bądź ostrożny podczas podpalania dokumentów. Użyj odpowiednich bezpieczny narzędzi, aby rozpalić ogień. Unikaj stosowania substancji łatwopalnych, które mogą prowadzić do niekontrolowanego rozprzestrzeniania się ognia.
- Nadzór – nie zostawiaj płonących dokumentów bez nadzoru. Uważnie obserwuj proces spalania i utrzymuj kontrolę nad ogniem. Pamiętaj, żeby nie opuszczać miejsca palenia, dopóki ogień całkowicie się nie zgaśnie.
- Ochrona środowiska – pamiętaj, że spalanie dokumentów na otwartej przestrzeni może mieć negatywny wpływ na środowisko. Upewnij się, że palisz tylko te dokumenty, które są niezbędne do zniszczenia, a nie wykonujesz tego na większą skalę niż to konieczne. Zadbaj o odpowiednie usunięcie popiołu po spaleniu.
Pamiętaj, że palenie dokumentów zawierających dane wrażliwe stanowi ryzyko pod względem bezpieczeństwa. Przy większych ilościach zaleca się wybranie innej metody niszczenia.
Palenie dokumentów firmowych — podsumowanie
Choć zniszczenie dokumentów poprzez spalenie jest dopuszczalne, to nie należy zapominać o zachowaniu odpowiednich zasad organizacyjnych. Najlepiej cały proces przeprowadzić komisyjnie przy odpowiednim przygotowaniu do niszczenia i spisaniu protokołu, niezależnie od form przetwarzania danych. Dzięki temu nie będzie podejrzeń co do ewentualnych nieprawidłowości.
Ze względu na pracochłonność, najlepiej niszczyć dokumenty z użyciem niszczarki, która znajduje się w siedzibie administratora danych. Jeśli natomiast nie jest możliwe regularne usuwanie dokumentacji (np. za sprawą wymaganego terminu przechowywania) lepiej poszukać innej metody. Dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług certyfikowanej firmy zajmującej się niszczeniem różnych nośników danych.
Jeśli masz dokumenty księgowe w większej ilości, zapraszamy do kontaktu! Pomożemy Ci pozbyć się zalegających akt i wystawimy odpowiedni certyfikat zniszczenia.