Jak długo trzeba przechowywać

Jak długo trzeba przechowywać dokumenty księgowe?

Właściwe przechowywanie danych finansowych i firmowych to nie tylko wymóg wynikający z przepisów prawa, lecz także podstawa prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Każdy właściciel firmy powinien znać dokładne terminy i zasady przechowywania dokumentacji, które pomogą mu uniknąć problemów podczas kontroli urzędowych lub sporów sądowych.

Jeśli zastanawiasz się, jak skutecznie zorganizować przechowywanie dokumentów firmowych i jak długo należy przechowywać poszczególne akta, koniecznie przeczytaj nasz artykuł.

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe i dokumenty firmowe

Dokumenty księgowe obejmują m.in. księgi rachunkowe, ewidencje podatkowe, faktury, rachunki oraz inne dowody księgowe. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, księgi rachunkowe i dowody źródłowe należy przechowywać przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą. Przykładowo dokumenty z roku 2024 należy przechowywać do końca 2029 roku. Ten obowiązek przechowywania dokumentów dotyczy zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i jednoosobowych działalności gospodarczych prowadzących pełną księgowość.

Przechowywanie dokumentów firmowych to także odpowiedzialność wobec kontrahentów oraz organów podatkowych. Dokumentację należy przechowywać w bezpiecznych warunkach. Ważne jest też, aby była łatwo dostępna, ponieważ podczas kontroli trzeba ją niezwłocznie okazać odpowiednim organom. Warto wyznaczyć osobę odpowiedzialną za archiwizację dokumentów księgowych, ponieważ znacząco ułatwia to uporządkowanie firmowych zasobów. Dobrze zorganizowane przechowywanie zmniejsza ryzyko zagubienia lub uszkodzenia akt.

Okresy przechowywania dokumentów oraz okres obowiązkowego przechowywania

Przepisy określają różne okresy przechowywania dokumentacji. Najczęściej stosowany termin to wspomniane wcześniej 5 lat, ale w niektórych przypadkach konieczne jest dłuższe przechowywanie.

Obowiązek przechowywania dokumentów dotyczy m.in. następujących okresów:

1. Księgi rachunkowe i dowody księgowe – minimum 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym.
2. Dokumenty związane z VAT – również 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.
3. Ewidencja środków trwałych – co najmniej 5 lat po wycofaniu środka trwałego z ewidencji.

Przechowywanie papierowej dokumentacji wymaga dostosowania się do powyższych wymogów i przygotowania odpowiednich warunków do archiwizacji. Dokumenty nie mogą być narażone na wilgoć, nadmierne nasłonecznienie czy dostęp osób nieupoważnionych.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej: dokumentacja wynagrodzeń i ochrona dokumentacji pracowniczej

W przypadku akt osobowych i płacowych przepisy są bardziej rygorystyczne. Dokumentacja pracownicza musi być przechowywana jeszcze długo, po zakończeniu zatrudnienia. Okres wynika z rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej oraz przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych. I tak:

• Akta osobowe pracownika zatrudnionego po 1 stycznia 2019 r., przechowujemy min. 10 lat od zakończenia zatrudnienia (zgodnie z nowelizacją ustawy o narodowym zasobie archiwalnym).
• Akta osobowe pracownika zatrudnionego przed 1 stycznia 2019 r. – 50 lat od zakończenia zatrudnienia, chyba że pracodawca zdecyduje się skrócić okres przechowywania do 10 lat po spełnieniu warunków ustawowych (np. przekazaniu raportów informacyjnych ZUS).
• Listy płac, karty wynagrodzeń – 50 lat, jeśli dotyczą okresów sprzed 1 stycznia 2019 r., lub 10 lat dla nowych akt objętych krótszym okresem przechowywania.
• Ewidencje czasu pracy, wnioski urlopowe, dokumentacja BHP – przechowywane co najmniej przez 10 lat, a w przypadku niektórych dokumentów nawet dłużej, jeśli wymagają tego przepisy branżowe lub postępowania sądowe.

Przechowywanie dokumentów firmowych to obowiązek każdego przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników. Jest on równie ważny, jak dokumenty księgowe. W tym zakresie obowiązuje także surowa ochrona danych osobowych. Należy więc zadbać o to, by dokumenty nie trafiły w niepowołane ręce. Niewłaściwe przechowywanie papierowej dokumentacji kadrowej może skutkować karami finansowymi, a także ryzykiem utraty ważnych dowodów w przypadku roszczeń pracowniczych.

Archiwizacja dokumentów w firmie – segregacja dokumentów, segregatory do archiwizacji i teczki na dokumenty

Odpowiednia archiwizacja dokumentów księgowych wymaga zastosowania skutecznych metod porządkowania. W tym przypadku warto skorzystać z segregatorów, teczek oraz pudeł archiwizacyjnych, które umożliwiają zachowanie porządku i szybkie odnalezienie potrzebnych danych. Systematyczne opisywanie teczek oraz stosowanie etykiet znacząco ułatwia kontrolę nad dokumentacją.

Możesz też przygotować rejestr dokumentów oraz instrukcje wewnętrzne, zwiększające bezpieczeństwo danych i ułatwiające spełnienie wymagań prawnych.

Digitalizacja dokumentów i dokumenty elektroniczne

Wiele firm decyduje się na digitalizację swoich zasobów. Przepisy dopuszczają przechowywanie faktur i innych dokumentów księgowych w formie elektronicznej, o ile zapewniona jest ich integralność, autentyczność oraz dostępność. Przechowywanie dokumentów firmowych w formie cyfrowej zmniejsza ilość papieru i usprawnia obieg informacji w firmie.

Podczas digitalizacji warto pamiętać, że obowiązek przechowywania dokumentów w formie elektronicznej wiąże się z koniecznością tworzenia kopii zapasowych. Należy również stosować odpowiednie zabezpieczenia, w tym m.in. szyfrowanie danych i ograniczanie dostępu do systemów. W niektórych przypadkach przechowywanie papierowej dokumentacji może być nadal konieczne, dlatego warto połączyć tradycyjne metody z rozwiązaniami cyfrowymi.

Dodatkowy nadzór nad dokumentacją – przechowywanie papierowej dokumentacji w archiwach zewnętrznych

Nie każda firma ma miejsce i warunki, aby samodzielnie prowadzić archiwizację dokumentów księgowych. Dlatego coraz więcej przedsiębiorców powierza przechowywanie dokumentów firmowych wyspecjalizowanym podmiotom. Zewnętrzne archiwa oferują lepsze warunki, w tym m.in.:

• kontrolowaną temperaturę,
• zabezpieczenia przeciwpożarowe,
• ograniczoną wilgotność
• ścisły nadzór nad dostępem do akt.

Decydując się na outsourcing, możesz znacznie uprościć procesy wewnętrzne. Profesjonalne archiwa udostępniają także harmonogram niszczenia dokumentów, dzięki któremu można terminowo zwalniać miejsce i zmniejszać koszty przechowywania. Warto przy tym pamiętać, że odpowiedzialność za przechowywanie papierowej dokumentacji nadal spoczywa na właścicielu firmy, dlatego wybór zaufanego partnera ma ogromne znaczenie.

Przechowywanie dokumentów firmowych w bezpiecznym archiwum z EP Dokumenty

EP Dokumenty od 2020 roku wspiera przedsiębiorców w zakresie bezpiecznej archiwizacji i niszczenia akt. Zajmujemy się nie tylko odbiorem i niszczeniem, ale także przygotowaniem materiałów do utylizacji oraz ich segregacją. Oferujemy archiwizację dokumentów księgowych w sposób zgodny z RODO, a także możliwość przechowywania akt w profesjonalnych magazynach.

Dbamy o pełne bezpieczeństwo danych, wystawiamy certyfikaty potwierdzające zniszczenie oraz działamy na terenie czterech województw. Jeśli chcesz, aby Twoje przechowywanie dokumentów firmowych było zgodne z przepisami i pozbawione ryzyka, skorzystaj z naszej oferty! Zaufaj doświadczeniu i kompleksowej obsłudze.