W Polsce przechowywanie dokumentów pracowniczych to istotna kwestia związana z przepisami prawnymi. Zmiany w regulacjach dotyczących okresu przechowywania akt pracowniczych wprowadzone 1 stycznia 2019 r. wywołały wiele pytań. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej tym zasadom, zastanowimy się, dlaczego warto powierzyć pewne działania profesjonalnej firmie niszczącej dokumenty, oraz omówimy szczegóły dotyczące okresów przechowywania w zależności od daty zatrudnienia pracownika.
Dokumentacja pracownicza – jak długi przechowywać?
Zgodnie z obecnie obowiązującymi przepisami, akta pracownicze powinny być przechowywane przez 10 lat, a nie jak wcześniej przez 50 lat. Ta istotna modyfikacja weszła w życie 1 stycznia 2019 r., co spowodowało dostosowanie się do nowych norm przechowywania dokumentów.
Kto podlega 10-letniemu okresowi przechowywania pracowniczej dokumentacji?
Okres 10 lat dotyczy wyłącznie osób zatrudnionych po 2019 roku. To dla nich nowe przepisy skróciły okres archiwizacji dokumentacji pracowniczej. Jednakże, istnieją wyjątki, gdzie nadal obowiązuje okres 50 lat.
Okres 50 lat a zatrudnienie przed 1999 rokiem
Osoby zatrudnione przed 1999 rokiem podlegają dłuższemu okresowi przechowywania, wynoszącemu 50 lat. Dla nich nie ma możliwości skrócenia tego okresu, co stawia na nich szczególne wymogi związane z archiwizacją akt pracowniczych.
Zatrudnienie w latach 1999-2018
Pracownicy zatrudnieni w okresie między 1999 a 2018 rokiem zasadniczo podlegają okresowi 50 lat. Niemniej jednak istnieje możliwość skrócenia go do 10 lat. Wymaga to jednak spełnienia pewnych warunków.
Warunki skrócenia okresu przechowywania
Aby skrócić okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat, pracodawca musi:
- Przekazać oświadczenia do ZUS OSW.
- Przekazać raport informacyjny do ZUS RIA.
Warto podkreślić, że okres 10 lat zacznie biec od ostatniego dnia roku, w którym zostanie złożony raport informacyjny do ZUS.
Optymalne zarządzanie dokumentacją pracowniczą – Profesjonalne podejście do archiwizacji
Korzystanie z usług profesjonalnych firm specjalizujących się w przechowywaniu i niszczeniu dokumentów pracowniczych ma liczne korzyści. Przede wszystkim, taki outsourcing pozwala na zaoszczędzenie cennego czasu i zasobów pracowników, którzy mogą skoncentrować się na głównych celach firmy.
Dodatkowo, profesjonalne firmy dbają o bezpieczeństwo danych, zapewniając odpowiednie zabezpieczenia przed utratą, kradzieżą czy dostępem osób niepowołanych. Nowoczesne technologie używane przez te firmy pozwalają na skanowanie i przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, co dodatkowo minimalizuje ryzyko utraty ważnych informacji.
Przechowywanie dokumentów a ochrona prywatności
W obliczu coraz bardziej rygorystycznych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, dbałość o prywatność pracowników staje się priorytetem. Profesjonalne firmy niszczące dokumenty mają świadomość aktualnych regulacji i gwarantują, że proces niszczenia dokumentów jest zgodny z prawem.
Profesjonalne niszczenie dokumentów pracowniczych ze specjalistami
Warto podkreślić, że obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej jest istotnym elementem zarządzania, jednak brak przechowywania jej przez określony okres może skutkować nieprawidłowościami i konsekwencjami prawno-finansowymi. Należy zwrócić uwagę na akty osobowe pracownika, które trzeba przechowywać przez okres związany z rozwiązaniem stosunku pracy, a także dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy.
Decydując się na zlecenie niszczenia dokumentów pracowniczych firmie z zewnątrz, istnieje szereg korzyści, które warto wziąć pod uwagę. Przede wszystkim, proces ten dotyczy dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, takich jak umowa o pracę, oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych pracownika czy dokumenty związane z nawiązaniem i zakończeniem stosunku pracy.
Skorzystanie z usług zewnętrznej firmy do niszczenia dokumentów pracowniczych przynosi wiele korzyści, zwłaszcza w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych. Fachowcy zajmujący się tą dziedziną potrafią zapewnić bezpieczne i zgodne z przepisami rozwiązania dotyczące organizacji czasu pracy oraz zarządzania dokumentacją pracowniczą.
W przypadku dokumentów dotyczących wykonywania przez pracownika indywidualnych rozwiązań dotyczących organizacji czasu pracy, firma zewnętrzna może również pomóc w utrzymaniu porządku i zabezpieczeniu informacji przed nieuprawnionym dostępem. Ponadto, proces elektronizacji akt pracowniczych przyspiesza i ułatwia zarządzanie nimi, co jest dodatkową wartością, zwłaszcza w dobie postępu technologicznego.
Podsumowując, zlecanie niszczenia dokumentów pracowniczych firmie z zewnątrz jest pewniejszym, bardziej profesjonalnym i efektywnym rozwiązaniem, które pozwala zminimalizować ryzyko błędów oraz zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi przechowywania akt pracowniczych. Warto skorzystać z usług renomowanej firmy, uwzględniając przy tym korzyści związane z bezpiecznym i zgodnym z przepisami rozwiązaniem.